Selbstständig machen: Womit fange ich an?

1. Was willst du eigentlich verkaufen?

Am Anfang steht nicht dein Logo und auch nicht die Frage, welche Farbe deine Website haben soll. Entscheidend ist zuerst, welche Leistung oder welches Produkt du anbietest und welches Problem du damit löst.

Versuche dein Angebot zunächst in einem einfachen Satz zu beschreiben:

„Ich helfe [Zielgruppe] bei [Problem] mit [Leistung].“

Das muss noch kein perfekter Werbesatz sein. Es zwingt dich aber dazu, dein Vorhaben konkret zu machen.

Wenn du mehrere völlig unterschiedliche Leistungen anbieten möchtest, solltest du außerdem prüfen, welche davon tatsächlich dein Kerngeschäft bilden sollen. Gerade am Anfang ist ein verständliches Angebot oft leichter zu verkaufen als eine lange Liste von Leistungen.

2. Wer soll dafür bezahlen?

Eine Geschäftsidee wird erst dann zu einem Geschäftsmodell, wenn es Menschen oder Unternehmen gibt, die bereit sind, für die Leistung zu bezahlen.

„Privatkunden“ oder „Unternehmen“ ist dafür häufig noch zu allgemein.

Überlege konkreter:

• Welche Art von Kunden hat das Problem?
• Wie löst diese Zielgruppe das Problem bisher?
• Wer entscheidet über den Kauf?
• Wie häufig wird deine Leistung benötigt?
• Was ist dem Kunden bei der Entscheidung besonders wichtig?
• Wie erreichst du diese Menschen oder Unternehmen?

Du musst deinen Markt nicht perfekt vorhersagen. Deine Umsatzplanung sollte aber auf nachvollziehbaren Annahmen beruhen und nicht nur auf der Hoffnung, dass genügend Kunden kommen werden.

3. Prüfe früh, ob die Zahlen grundsätzlich funktionieren können

Noch bevor jede Anmeldung erledigt ist, solltest du überschlagen, ob dein Vorhaben wirtschaftlich grundsätzlich funktionieren kann.

Dafür brauchst du zunächst keine komplizierte Unternehmensbewertung. Vier Fragen reichen für einen ersten Realitätscheck:

• Welche laufenden betrieblichen Kosten entstehen?
• Wie viel Geld brauchst du privat?
• Wie viel deiner Arbeitszeit kannst du tatsächlich verkaufen?
• Welcher Umsatz müsste daraus ungefähr entstehen?

Bei einem Dienstleister sind beispielsweise nicht alle Arbeitsstunden abrechenbar. Angebote, Buchhaltung, Akquise, Organisation, Weiterbildung, Urlaub und Krankheit benötigen ebenfalls Zeit.

Bei einem Handels- oder Produktgeschäft spielen dagegen unter anderem Einkauf, Material, Versand und andere variable Kosten eine größere Rolle.

Eine Planung ist keine Vorhersage. Sie hilft dir aber zu erkennen, welche Annahmen erfüllt sein müssen, damit dein Vorhaben finanziell tragfähig sein kann.

4. Freiberuflich oder Gewerbe?

Diese Frage solltest du früh klären, weil davon unter anderem Anmeldewege und steuerliche Pflichten abhängen können.

Zu den freiberuflichen Tätigkeiten gehören gesetzlich bestimmte selbstständig ausgeübte Tätigkeiten und sogenannte Katalog- beziehungsweise ähnliche Berufe. Ob deine konkrete Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich eingeordnet wird, lässt sich aber nicht allein anhand einer Berufsbezeichnung zuverlässig entscheiden. (Quelle: § 18 Einkommensteuergesetz (EStG), Gründen)

Ein Gewerbe musst du grundsätzlich bei der zuständigen Gewerbebehörde anzeigen. Freiberufler melden dagegen kein Gewerbe an, müssen ihre Tätigkeit aber steuerlich gegenüber dem Finanzamt anzeigen. (Quelle: § 14 Gewerbeordnung (GewO), § 138 Abgabenordnung (AO))

5. Prüfe Genehmigungen und besondere Anforderungen

Nicht jede selbstständige Tätigkeit kann ohne weitere Voraussetzungen aufgenommen werden.

Je nach Beruf oder Branche können zum Beispiel Erlaubnisse, Qualifikationsnachweise, Eintragungen oder besondere berufsrechtliche Anforderungen notwendig sein.

Deshalb solltest du vor dem Start prüfen:

• Ist meine Tätigkeit erlaubnispflichtig?
• Gibt es besondere fachliche Voraussetzungen?
• Ist eine Kammer oder ein Berufsregister relevant?
• Gelten für meine Branche besondere Anforderungen?

Der Umfang hängt stark von der konkreten Tätigkeit ab. Eine allgemeine Gründercheckliste kann diese Prüfung deshalb nicht vollständig ersetzen.

6. Gewerbe anmelden oder Tätigkeit anzeigen

Wenn du ein stehendes Gewerbe aufnimmst, musst du den Beginn grundsätzlich bei der zuständigen Gewerbebehörde anzeigen. (Quelle: § 14 Gewerbeordnung (GewO))

Bei einer freiberuflichen Tätigkeit erfolgt dagegen keine Gewerbeanmeldung. Die Aufnahme der Tätigkeit muss gegenüber dem zuständigen Finanzamt angezeigt werden. (Quelle: § 138 Abgabenordnung (AO), Als Freiberuflerin oder Freiberufler anmelden)

Welche Stelle zuständig ist und welche zusätzlichen Unterlagen benötigt werden, hängt von deiner Tätigkeit und teilweise auch von den örtlichen Verfahren ab.

7. Steuerliche Erfassung erledigen

Für Einzelunternehmen stellt ELSTER den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“ bereit. Er ist für die Aufnahme einer gewerblichen oder selbstständigen beziehungsweise freiberuflichen Tätigkeit vorgesehen. (Quelle: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen)

Dabei werden unter anderem Angaben zu deinem Unternehmen und zu den erwarteten wirtschaftlichen Verhältnissen benötigt.

Schätze erwartete Umsätze und Gewinne deshalb nicht völlig willkürlich. Sie müssen keine exakte Zukunftsprognose sein, sollten aber auf einer nachvollziehbaren Planung beruhen.

Fragen zur Umsatzsteuer und insbesondere zur Kleinunternehmerregelung werden später in eigenen Ratgeberartikeln vertieft.

8. Krankenversicherung klären

Auch deine Kranken- und Pflegeversicherung gehört zur Gründungsplanung.

Je nach bisheriger Versicherung und konkreter Situation kann sich durch den Schritt in die Selbstständigkeit ändern, wie du versichert bist und wie deine Beiträge bestimmt werden.

Für Selbstständige können je nach Ausgangssituation insbesondere freiwillige gesetzliche Krankenversicherung oder private Krankenversicherung relevant sein. Für bestimmte Personengruppen gelten besondere Regeln.

9. Rentenversicherungspflicht prüfen

Selbstständig zu sein bedeutet nicht automatisch, dass keine gesetzliche Rentenversicherungspflicht besteht.

Bestimmte Gruppen selbstständig Tätiger können gesetzlich rentenversicherungspflichtig sein. Dazu können je nach Voraussetzungen beispielsweise bestimmte Lehrende, Erziehende, Pflegepersonen, Hebammen, Handwerker sowie Selbstständige in besonderen Auftraggeberkonstellationen gehören. (Quelle: Selbstständige)

Wenn du zu einer versicherungspflichtigen Gruppe gehören könntest, solltest du deinen Status frühzeitig prüfen. Für bestimmte versicherungspflichtige Selbstständige bestehen außerdem Meldepflichten gegenüber der Deutschen Rentenversicherung. (Quelle: § 190a SGB VI: Meldepflicht von versicherungspflichtigen selbständig Tätigen)

10. Gesetzliche Unfallversicherung und Berufsgenossenschaft prüfen

Auch die gesetzliche Unfallversicherung gehört zu den Punkten, die bei einer Unternehmensgründung leicht übersehen werden.

Unternehmen müssen dem zuständigen Unfallversicherungsträger grundsätzlich innerhalb der gesetzlichen Frist gemeldet werden. Bei einer rechtzeitig erstatteten Gewerbeanmeldung gilt diese Meldepflicht grundsätzlich als erfüllt, weil die erforderlichen Daten weitergeleitet werden. (Quelle: § 192 SGB VII, Ein neues Unternehmen anmelden: Wie geht das?)

Auch für Freiberufler kann ein Unfallversicherungsträger beziehungsweise eine Berufsgenossenschaft zuständig sein.

Ob du als Unternehmer selbst persönlich gesetzlich unfallversichert bist, ist eine andere Frage und hängt von den jeweiligen gesetzlichen beziehungsweise satzungsrechtlichen Voraussetzungen ab. Eine freiwillige Versicherung kann je nach Fall möglich sein. (Quelle: Ein neues Unternehmen anmelden: Wie geht das?)

11. Erfasse deine betrieblichen Kosten

Jetzt geht es an die Zahlen.

Trenne zunächst einmalige Startkosten von laufenden betrieblichen Kosten.

Welche Ausgaben steuerlich in welcher Höhe als Betriebsausgaben berücksichtigt werden können, ist eine eigene steuerliche Frage. Die Liste dient hier zunächst deiner Unternehmensplanung.

Unterscheide außerdem zwischen Kosten, die weitgehend unabhängig vom Umsatz anfallen, und Kosten, die mit deinen Verkäufen beziehungsweise Aufträgen steigen.

Diese Unterscheidung wird später beispielsweise für Deckungsbeitrag und Break-even wichtig.

12. Wie viel Geld brauchst du privat?

Dein Unternehmen muss nicht nur seine eigenen Rechnungen bezahlen können. Am Ende muss auch genügend Geld für dein privates Leben zur Verfügung stehen.

Erfasse deshalb deine privaten Ausgaben möglichst realistisch.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Wohnen und Nebenkosten
• Lebensmittel
• Mobilität
• private Versicherungen
• Familie und Betreuung
• Freizeit und Urlaub
• Kredit- oder andere private Verpflichtungen
• Sparen und finanzielle Rücklagen

Vergiss Ausgaben nicht, die nur einige Male im Jahr entstehen.

Dein privater Bedarf ist nicht dasselbe wie dein notwendiger Unternehmensumsatz. Zwischen Umsatz und privat verfügbarem Geld liegen betriebliche Kosten sowie persönliche Belastungen wie Steuern und Versicherungsbeiträge.

Diese Unterscheidung ist für die weitere Planung entscheidend.

13. Berechne dein Umsatzziel

Wenn du deine betrieblichen Kosten und dein gewünschtes privates Einkommen kennst, kannst du die Frage umdrehen:

Wie viel Umsatz müsste dein Unternehmen ungefähr erzielen, damit dein gewünschtes privates Einkommen im Modell erreicht wird?

14. Leite daraus deinen Preis oder Stundensatz ab

Ein Umsatzziel allein sagt noch nicht, was du für eine einzelne Leistung verlangen musst.

Als Dienstleister solltest du berücksichtigen, wie viele Stunden im Jahr tatsächlich abrechenbar sind. Urlaub, Krankheit, Verwaltung, Akquise, Buchhaltung und andere nicht abrechenbare Tätigkeiten reduzieren die Zeit, die du verkaufen kannst.

Wenn du Produkte oder Handelswaren verkaufst, musst du stattdessen unter anderem Einkauf beziehungsweise variable Kosten und die benötigte Absatzmenge berücksichtigen.

Für Dienstleister existiert bereits der Firmenplan-Stundensatzrechner: Stundensatz berechnen

15. Plane, wie du deine ersten Kunden erreichst

Ein guter Preis und eine saubere Kalkulation helfen nur, wenn potenzielle Kunden dein Angebot kennen.

Überlege deshalb vor dem Start, welche Wege zu deiner Zielgruppe passen.

Mögliche Wege können je nach Geschäftsmodell sein:

• bestehendes persönliches oder berufliches Netzwerk
• Empfehlungen
• direkte Ansprache potenzieller Geschäftskunden
• Kooperationen und Partnerschaften
• lokale Sichtbarkeit
• eigene Website und Suchmaschinen
• geeignete Plattformen oder Marktplätze

Nicht jeder Kanal passt zu jedem Unternehmen.

Entscheidend ist, dass „Kunden gewinnen“ nicht nur als Hoffnung in deiner Planung steht. Formuliere konkrete erste Maßnahmen und überprüfe später, welche davon tatsächlich Anfragen und Aufträge bringen.

16. Organisiere Angebote, Rechnungen und Buchhaltung

Spätestens vor dem ersten Auftrag solltest du wissen, wie aus einer Anfrage ein sauber dokumentierter Geschäftsvorgang wird.

Kläre beispielsweise:

• Wie erstellst und dokumentierst du Angebote?
• Wie erstellst du Rechnungen?
• Wie bewahrst du Belege und geschäftliche Unterlagen auf?
• Wie organisierst du deine laufende Buchhaltung?
• Wie behältst du offene Forderungen und Zahlungseingänge im Blick?

Welche gesetzlichen Anforderungen konkret gelten, hängt unter anderem von deiner Tätigkeit, Rechtsform und steuerlichen Situation ab.

17. Plane finanzielle Reserven ein

Eine Planung sollte nicht davon ausgehen, dass jeder Monat gleich läuft.

Aufträge können später kommen als erwartet. Kunden können später zahlen. Geräte können ausfallen. Du kannst krank werden oder Urlaub machen. Gleichzeitig können Steuerzahlungen oder andere größere Ausgaben fällig werden.

Plane deshalb nicht nur den erwarteten Gewinn, sondern auch deine Liquidität.

18. Nach dem Start beginnt die eigentliche Planung

Deine erste Planung wird nicht exakt eintreffen – und das muss sie auch nicht.

Wichtiger ist, dass du später vergleichen kannst:

• Welchen Umsatz hattest du geplant?
• Welchen Umsatz erreichst du tatsächlich?
• Welche Kosten sind höher oder niedriger?
• Wie viele Stunden kannst du wirklich abrechnen?
• Funktionieren deine Preise?
• Bleibt privat so viel übrig wie erwartet?

Passe deine Annahmen an, wenn du neue Informationen hast.

So wird aus einer einmaligen Gründungsrechnung nach und nach eine belastbarere Unternehmensplanung.

19. Checkliste: Deine ersten Schritte in die Selbstständigkeit

• Angebot konkret beschreiben
• Zielgruppe bestimmen
• erste Nachfrage und Wettbewerb prüfen
• wirtschaftliche Grundannahmen prüfen
• gewerbliche oder freiberufliche Einordnung klären
• Genehmigungen und berufliche Voraussetzungen prüfen
• gegebenenfalls Gewerbe anmelden
• steuerliche Erfassung erledigen
• Kranken- und Pflegeversicherung klären
• Rentenversicherungspflicht prüfen
• gesetzlichen Unfallversicherungsträger/Berufsgenossenschaft klären
• einmalige und laufende betriebliche Kosten erfassen
• privaten Finanzbedarf erfassen
• Umsatzziel berechnen
• Preis beziehungsweise Stundensatz kalkulieren
• erste Akquisemaßnahmen festlegen
• Angebote, Rechnungen und Buchhaltung organisieren
• Liquiditätsreserve einplanen
• Planung nach dem Start regelmäßig mit der tatsächlichen Entwicklung vergleichen

Du musst nicht jede spätere Unternehmensentscheidung schon vor dem ersten Auftrag kennen. Die grundlegenden rechtlichen und organisatorischen Fragen solltest du aber klären – und deine Zahlen solltest du früh genug kennen, um nicht erst nach einigen Monaten festzustellen, dass Umsatz oder Preise nicht zu deinem privaten Bedarf passen.

Beginne mit realistischen Annahmen, rechne sie durch und passe deine Planung an, sobald du echte Erfahrungen aus deinem Unternehmen hast.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung.