Geschäftskonto für Selbstständige: Brauche ich ein separates Konto?

1. Was ist ein Geschäftskonto?

Ein Geschäftskonto ist zunächst ein Konto oder Zahlungsprodukt, über das geschäftliche Zahlungen laufen. Typisch sind:

• Zahlungseingänge von Kundinnen und Kunden,
• Lieferanten- und Dienstleisterrechnungen,
• Software-Abos, Versicherungen und Steuern,
• geschäftliche Kartenzahlungen,
• gegebenenfalls Löhne und Gehälter.

„Geschäftskonto“ ist dabei eine Produktbezeichnung, keine rechtliche Kategorie. Nicht jedes Geschäftskonto ist ein klassisches Girokonto bei einer Bank – dazu mehr in Abschnitt 13.

2. Ist ein Geschäftskonto für Selbstständige Pflicht?

Eine pauschale Ja-oder-Nein-Antwort gibt es nicht. Vier Ebenen sind zu unterscheiden:

Unabhängig vom Konto gilt: Buchungen und erforderliche Aufzeichnungen müssen unter anderem vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Ein separates Geschäftskonto verlangt § 146 AO dabei nicht ausdrücklich. (Quelle: § 146 Abgabenordnung (AO), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD))

3. Was gilt für Einzelunternehmer?

Beim Einzelunternehmen sind Inhaber und Unternehmen nicht wie bei einer Kapitalgesellschaft zwei getrennte Rechtsträger. Allein wegen der Tätigkeit besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht zu einem separaten Konto. Die IHK Köln weist darauf hin, dass der geschäftliche Zahlungsverkehr grundsätzlich auch über ein bestehendes Privatkonto abgewickelt werden kann, empfiehlt aber eine Kontentrennung. Läuft der geschäftliche Zahlungsverkehr über das Privatkonto, können dessen Auszüge nach den Hinweisen der IHK für das Finanzamt relevant und aufbewahrungspflichtig werden. (Quelle: Gründen im Nebenerwerb)

Wichtig: Ein separates Konto ersetzt keine Buchhaltung. Geschäftsvorfälle müssen in jedem Fall korrekt erfasst werden. Zusätzlich solltest du prüfen, ob die Bedingungen deines Privatkontos eine geschäftliche Nutzung erlauben (Abschnitt 7).

4. Was gilt für Freiberufler?

Für Freiberufler gilt im Grundsatz dasselbe wie für Einzelunternehmer. Ob du gewerblich oder freiberuflich tätig bist, ist eine andere Frage als die nach dem Konto. Auch ohne Gewerbeanmeldung brauchst du ein geordnetes Rechnungswesen und vollständige Aufzeichnungen. Mehr zur Abgrenzung erklärt der Ratgeber Gewerbe oder Freiberufler.

5. Was gilt für Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Regelung und keine Rechtsform. Ein Kleinunternehmer kann zum Beispiel Einzelunternehmer oder Freiberufler sein. Ob du die Regelung nutzt, entscheidet daher nicht für sich allein, ob du ein Geschäftskonto brauchst. Details findest du im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

6. Was gilt bei GmbH und UG?

Eine GmbH – und damit auch die UG (haftungsbeschränkt) – ist eine juristische Person mit eigenen Rechten und Pflichten. Ihr Vermögen ist vom Vermögen der Gesellschafter getrennt. (Quelle: § 13 GmbH-Gesetz (GmbHG))

Schon bei der Gründung spielt das Konto eine praktische Rolle: Vor der Anmeldung zum Handelsregister müssen die Einlagen in gesetzlich bestimmtem Umfang geleistet sein. Bei der Anmeldung versichert die Geschäftsführung, dass die Leistungen bewirkt sind und sich der Gegenstand der Leistungen endgültig in ihrer freien Verfügung befindet. Bei der UG muss das Stammkapital vor der Anmeldung in voller Höhe eingezahlt sein; Sacheinlagen sind ausgeschlossen. (Quelle: § 7 GmbH-Gesetz (GmbHG), § 8 GmbH-Gesetz (GmbHG), § 5a GmbH-Gesetz (GmbHG))

In der Praxis wird dafür nach Hinweisen der IHK in der Regel ein Konto für die Gesellschaft eröffnet, über das die Geschäftsführung frei verfügen kann; die Einzahlung lässt sich zum Beispiel per Kontoauszug nachweisen. (Quelle: Gründung einer GmbH)

7. Darf ich mein Privatkonto geschäftlich nutzen?

Das lässt sich nicht allein mit dem Steuerrecht beantworten. Für Einzelunternehmer und Freiberufler ist die geschäftliche Nutzung nicht schon deshalb verboten, weil geschäftliche Zahlungen vorkommen. Die Vertragsbedingungen des konkreten Privatkontos können eine geschäftliche Nutzung aber ausschließen oder begrenzen.

Prüfe deshalb die Bedingungen deines Kontos, bevor du geschäftliche Zahlungen darüber abwickelst. Das gilt nicht bei jedem Anbieter gleich – entscheidend ist der Vertrag, den du tatsächlich abgeschlossen hast.

8. Warum private und geschäftliche Zahlungen trennen?

Eine klare Trennung hat im Alltag viele Vorteile:

• Zahlungseingänge lassen sich leichter zuordnen.
• Betriebsausgaben sind besser nachvollziehbar.
• In den betrieblichen Unterlagen tauchen weniger private Buchungen auf.
• Der Abgleich mit Rechnungen und Belegen wird einfacher.
• Du siehst deine Liquidität und offene Forderungen schneller.
• Die Zusammenarbeit mit Buchhaltung oder Steuerberatung wird einfacher.
• Deine Unternehmensplanung bekommt eine sauberere Datenbasis.

Was als Betriebsausgabe zählt, erklärt der Ratgeber Betriebsausgaben für Selbstständige. Warum Kontostand und Gewinn verschiedene Dinge sind, zeigt der Ratgeber Liquidität für Selbstständige.

9. Geschäftskonto und Buchhaltung: Was bringt die Trennung?

Ein eigenes Konto ersetzt keine ordnungsgemäße Buchführung oder Aufzeichnung. Es kann aber die Zuordnung und Nachvollziehbarkeit deutlich vereinfachen. Je nach Konto und Software lassen sich Banktransaktionen einlesen und Belegen zuordnen. Eine Übersicht über Programme findest du unter Buchhaltungssoftware.

10. Welche Kosten können bei einem Geschäftskonto entstehen?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark. Mögliche Kostenarten sind:

• monatlicher oder jährlicher Grundpreis,
• Buchungsposten und Überweisungen,
• Bargeldabhebungen und Bargeldeinzahlungen,
• Karten und zusätzliche Karten,
• Unterkonten,
• internationale Zahlungen und Fremdwährungsumtausch,
• Zusatzfunktionen.

Ein Konto mit 0 € Grundpreis ist nicht automatisch das günstigste für dein tatsächliches Nutzungsverhalten. Entscheidend ist, welche Leistungen du regelmäßig brauchst und was sie im jeweiligen Tarif kosten.

11. Welche Funktionen brauchst du wirklich?

Nicht jeder braucht alles. Mögliche Kriterien sind:

• SEPA-Überweisungen, Lastschriften und Echtzeitüberweisungen,
• eine für deine Zahlungen geeignete IBAN,
• physische und virtuelle Karten, zusätzliche Karten,
• Unterkonten, Rollen und Rechte,
• Anbindung an Buchhaltung oder DATEV, gegebenenfalls eine Schnittstelle (API),
• internationale Zahlungen und mehrere Währungen,
• Bargeld,
• Support, App und Webzugang.

12. Welche Rolle spielt deine Rechtsform?

Nicht jeder Anbieter akzeptiert jede Rechtsform. Prüfe vor der Kontoeröffnung, ob deine Form unterstützt wird – etwa Einzelunternehmen, Freiberufler, e.K., GbR oder eGbR, UG, GmbH oder eine andere Gesellschaftsform. Welche Formen ein konkretes Konto unterstützt, zeigt der Geschäftskonto-Bereich von Firmenplan je Anbieter.

13. Bank, Zahlungsinstitut oder E-Geld-Institut: Wo liegt der Unterschied?

Ein als Geschäftskonto angebotenes Produkt kann je nach Anbieter unterschiedlich organisiert sein. Vereinfacht gibt es drei Modelle:

Die Bezeichnung „Geschäftskonto“ allein sagt also noch nicht, welcher Schutzmechanismus für dein Guthaben gilt. (Quelle: Einlagensicherung und Anlegerentschädigung, Zahlungs- und E-Geld-Institute: Neu unter Aufsicht)

14. Was bedeutet Einlagensicherung?

Jede Bank mit Erlaubnis für das Einlagen- und Kreditgeschäft gehört einem Einlagensicherungssystem an. Wird eine Bank zahlungsunfähig, ersetzt die gesetzliche Einlagensicherung Einlagen bis zu einer bestimmten Höhe: grundsätzlich bis zu 100.000 € pro Kundin oder Kunde und Bank – unabhängig von der Anzahl der Konten. In bestimmten Ausnahmefällen kann der Betrag höher sein. (Quelle: Einlagensicherung und Anlegerentschädigung, § 8 Einlagensicherungsgesetz (EinSiG))

Der gesetzliche Schutz ist nicht auf Privatpersonen beschränkt; welche Einleger ausgenommen sind, regelt das Einlagensicherungsgesetz. (Quelle: § 6 Einlagensicherungsgesetz (EinSiG))

15. Was bedeutet Sicherung von Kundengeldern?

Zahlungs- und E-Geld-Institute müssen die Gelder, die sie von ihren Kundinnen und Kunden erhalten, insolvenzfest sichern. Das Gesetz sieht dafür bestimmte Methoden vor – etwa die getrennte Hinterlegung auf einem gesonderten Konto bei einem Kreditinstitut oder eine Absicherung durch eine Versicherung oder Garantie. Man spricht auch von Safeguarding. (Quelle: Zahlungs- und E-Geld-Institute: Neu unter Aufsicht, § 17 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG))

Das ist ein anderer Mechanismus als die gesetzliche Einlagensicherung: Bei der Sicherung von Kundengeldern geht es darum, die Gelder vom Vermögen des Instituts getrennt zu halten. Bei der Einlagensicherung zahlt ein Sicherungssystem im Entschädigungsfall Einlagen bis zu einer Höchstgrenze aus. Beide Mechanismen funktionieren unterschiedlich; eine Rangfolge ergibt sich daraus nicht.

16. Deutsche oder ausländische IBAN – ist das wichtig?

Für SEPA-Zahlungen in Euro können auch IBANs aus anderen SEPA-Ländern genutzt werden. Nach der SEPA-Verordnung dürfen Zahler und Zahlungsempfänger nicht vorgeben, in welchem Mitgliedstaat das Zahlungskonto der anderen Seite geführt wird, sofern es über SEPA erreichbar ist. (Quelle: Verordnung (EU) Nr. 260/2012 (SEPA-Verordnung), insbesondere Art. 9)

Eine deutsche IBAN kann im Alltag trotzdem angenehmer sein, etwa wenn du gewohnte Abläufe mit Kunden oder Behörden nicht erklären möchtest. Eine ausländische IBAN ist deshalb nicht grundsätzlich problematisch.

17. Brauchst du Bargeldeinzahlungen oder Bargeldabhebungen?

Für viele digital arbeitende Selbstständige ist Bargeld nebensächlich. Im Handel, in der Gastronomie, in manchen Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben oder bei regelmäßigen Bareinnahmen kann es dagegen entscheidend sein. Prüfe vorher, ob und zu welchen Bedingungen du Bargeld ein- oder auszahlen kannst.

18. Wann sind Unterkonten sinnvoll?

Unterkonten können helfen, Geld für bestimmte Zwecke sichtbar zu trennen, zum Beispiel:

• Steuerrücklage,
• Umsatzsteuer,
• Rücklagen,
• laufende Betriebskosten,
• einzelne Projekte.

Ein Unterkonto ist ein Organisationswerkzeug. Geld auf ein Unterkonto zu verschieben, ist weder steuerlich eine Rücklage noch rechtlich eine Trennung des Vermögens.

19. Wann brauchst du mehrere Karten oder Teamfunktionen?

Für Solo-Selbstständige ist das oft weniger wichtig. Arbeiten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit, können zusätzliche Karten, Kartenlimits, Rollen und Rechte, Freigaben und eine Ausgabenübersicht relevant werden. Was davon nötig ist, hängt von deinem Team ab.

20. Wie vergleichst du Geschäftskonten sinnvoll?

Welches Konto passt, hängt von deinem Nutzungsprofil ab. Hilfreiche Fragen sind:

• Welche Rechtsform hast du?
• Wie viele Überweisungen und Buchungen hast du im Monat?
• Brauchst du Bargeld, mehrere Karten oder Unterkonten?
• Arbeitest du international?
• Welche Buchhaltungsanbindung brauchst du?
• Welcher Schutzmechanismus gilt für das Guthaben?
• Welche Gebühren fallen für deine Nutzung an?

Im Geschäftskonto-Bereich von Firmenplan kannst du veröffentlichte Konten und Tarife anhand ihrer dokumentierten Preise, Funktionen, unterstützten Unternehmensformen sowie Angaben zu Schutz und Regulierung vergleichen. Eine automatische Empfehlung für „das beste Konto“ gibt es dort bewusst nicht.

21. Zwei oder drei Konten direkt gegenüberstellen

Wenn du zwei oder drei Kandidaten gefunden hast, kannst du sie anschließend tarifgenau nebeneinanderstellen. Der Vergleich zeigt die dokumentierten Angaben – er bewertet nicht und kürt keinen Gewinner.

22. Wann solltest du dein Geschäftskonto wechseln?

Ein Wechsel kann sinnvoll werden, wenn sich deine Anforderungen ändern, zum Beispiel:

• die Preisstruktur passt nicht mehr zu deiner Nutzung,
• deine (neue) Rechtsform wird nicht unterstützt,
• dein Team wächst und es fehlen Karten oder Rechte,
• Unterkonten oder Buchhaltungsanbindung fehlen,
• dein internationales Geschäft nimmt zu,
• deine Anforderungen an Bargeld ändern sich,
• das Schutzmodell entspricht nicht mehr deinen Anforderungen.

Passt dein bisheriges Konto weiterhin, gibt es keinen Grund für einen Wechsel.

23. Checkliste: Welches Geschäftskonto passt zu dir?

Diese Fragen helfen dir, deine Anforderungen zu sortieren. Sie ergeben keine Entscheidung.

• Unterstützt der Anbieter meine Rechtsform?
• Darf das Konto nach den Bedingungen für meine Tätigkeit genutzt werden?
• Welcher Grundpreis fällt an?
• Welche nutzungsabhängigen Gebühren sind für mich relevant?
• Wie viele Karten brauche ich – physisch oder virtuell?
• Brauche ich Unterkonten?
• Brauche ich Bargeldeinzahlungen oder -abhebungen?
• Brauche ich internationale Zahlungen oder mehrere Währungen?
• Gibt es eine passende Anbindung an meine Buchhaltung?
• Welches Institut steht hinter dem Produkt?
• Welche Form des Schutzes gilt für mein Guthaben?
• Gilt gesetzliche Einlagensicherung oder ein anderer Sicherungsmechanismus?
• Passt das Konto auch, wenn mein Unternehmen wächst?

Fazit

Für Einzelunternehmer und Freiberufler ist ein separates Geschäftskonto nicht allein wegen der Selbstständigkeit allgemein gesetzlich vorgeschrieben. Trotzdem ist die Trennung privater und betrieblicher Zahlungen in der Praxis häufig sinnvoll und kann die Organisation erheblich erleichtern.

Bei Gesellschaften und insbesondere Kapitalgesellschaften ist die Lage anders: Das Gesellschaftsvermögen ist vom Privatvermögen getrennt, und schon die Kapitalaufbringung bei der Gründung läuft in der Regel über ein Konto der Gesellschaft.

Achte bei der Auswahl nicht nur auf den Grundpreis, sondern auf Rechtsform, tatsächliche Nutzung, Funktionen, Gebühren und den jeweiligen Schutzmechanismus. Einen Überblick über dokumentierte Angebote findest du bei den Geschäftskonten im Vergleich.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Dieser Artikel enthält keine individuelle Kontenempfehlung.