Liquidität für Selbstständige: Warum Gewinn nicht gleich Geld auf dem Konto ist

1. Was bedeutet Liquidität?

Liquidität beschreibt vereinfacht, ob genügend verfügbare Zahlungsmittel vorhanden sind, um fällige Zahlungen rechtzeitig leisten zu können.

Die praktische Frage lautet: Kannst du Miete, Lieferanten, Versicherungen, Steuern, Kreditraten und andere Zahlungen bezahlen, wenn sie anstehen? Weder ein hoher Jahresumsatz noch ein positiver Gewinn beweist, dass dies zu jedem Zeitpunkt möglich ist. Entscheidend sind auch die Zahlungszeitpunkte.

2. Warum Gewinn nicht gleich Liquidität ist

Gewinn und Liquidität beantworten verschiedene Fragen: Ist dein Unternehmen wirtschaftlich tragfähig? Und stehen zu den jeweiligen Zeitpunkten genügend Zahlungsmittel für fällige Zahlungen bereit? Wie sich Umsatz, Gewinn und Einkommen unterscheiden, zeigt der Ratgeber Umsatz, Gewinn und Einkommen.

Eine gestellte, aber noch nicht bezahlte Rechnung stellt noch keine verfügbaren Zahlungsmittel bereit. Umgekehrt erhöht eine Darlehensauszahlung die Liquidität, ist aber keine Betriebseinnahme und erzeugt dadurch keinen Gewinn.

3. Warum Umsatz noch kein Zahlungseingang ist

Eine Forderung gegen einen Kunden ist nicht dasselbe wie verfügbares Geld.

4. Wie funktioniert ein Liquiditätsplan?

Die vereinfachte Grundstruktur für einen Planungszeitraum lautet:

Liquide Mittel zu Beginn
+ erwartete Einzahlungen
− erwartete Auszahlungen
= geplanter Liquiditätsbestand am Ende

Die IHK beschreibt die Liquiditätsplanung ebenfalls als zeitbezogene Gegenüberstellung von Einzahlungen und Auszahlungen. (Quelle: Liquiditätsplanung)

5. Welche Einzahlungen gehören in die Planung?

Je nach Unternehmen können unter anderem erwartet werden:

• Kundenzahlungen, Anzahlungen und Teilzahlungen
• Darlehensauszahlungen
• Privateinlagen
• tatsächlich zufließende Fördermittel oder Zuschüsse, soweit einschlägig
• Erlöse aus dem Verkauf betrieblicher Gegenstände
• sonstige tatsächliche Zahlungseingänge

Nicht jede Einzahlung ist Umsatz, Betriebseinnahme oder Gewinn.

6. Welche Auszahlungen gehören in die Planung?

Mögliche Auszahlungen sind beispielsweise:

• Miete, Wareneinkäufe und Fremdleistungen
• Software und Versicherungen
• Löhne und Arbeitgeberkosten
• Investitionen
• Tilgungen und Zinsen
• Steuerzahlungen
• Privatentnahmen
• sonstige tatsächliche Zahlungen

Nicht jede Auszahlung ist eine Betriebsausgabe. Insbesondere Tilgung und Privatentnahme werden nicht dadurch zu Betriebsausgaben, dass Geld abfließt.

7. Wie Zahlungsziele deine Liquidität beeinflussen

Sind eigene Zahlungen früher fällig als Kundenzahlungen eingehen, kann eine Finanzierungslücke entstehen. Wenn dein Lieferant nach 14 Tagen bezahlt werden muss, dein Kunde aber erst nach 60 Tagen, liegen die Zahlungszeitpunkte auseinander.

Das macht den Auftrag nicht automatisch unrentabel. Kurze Zahlungsziele sind auch nicht in jeder Situation optimal. Anzahlungen oder Teilzahlungen können mögliche Instrumente sein, um Zahlungszeitpunkte besser aufeinander abzustimmen.

Deine Angaben werden nicht automatisch übernommen.

8. Warum Investitionen Liquidität belasten können

Wird eine Maschine für 12.000 € gekauft und sofort bezahlt, fließen 12.000 € Zahlungsmittel ab. Steuerlich ist damit nicht automatisch der vollständige Betrag im selben Zeitraum als Betriebsausgabe abzugsfähig. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern können beispielsweise Abschreibungsregeln gelten.

Die steuerliche Einordnung erläutert der Ratgeber Betriebsausgaben für Selbstständige.

9. Warum Abschreibungen anders wirken

Eine Abschreibung kann den Gewinn beeinflussen, ohne im jeweiligen Abschreibungszeitraum einen entsprechenden neuen Zahlungsabfluss auszulösen. Die Zahlung für das Wirtschaftsgut kann bereits früher erfolgt sein. Abschreibung ist deshalb nicht mit Auszahlung gleichzusetzen.

10. Darlehen: mehr Liquidität, aber kein Gewinn

Eine Darlehensauszahlung von 30.000 € erhöht die verfügbaren Zahlungsmittel. Die Darlehensaufnahme ist jedoch keine Betriebseinnahme und die Auszahlung erzeugt nicht deshalb Gewinn. (Quelle: Einkommensteuer-Handbuch)

11. Tilgung und Zinsen richtig unterscheiden

Eine Tilgung reduziert die Liquidität, ist aber keine Betriebsausgabe. Tilgung und Zinsen sind getrennt zu betrachten. Betriebliche Schuldzinsen können steuerlichen Abzugsregeln unterliegen; § 4 Abs. 4a EStG enthält besondere Einschränkungen für bestimmte Schuldzinsen bei Überentnahmen. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG))

12. Privatentnahmen und Privateinlagen

Eine Privatentnahme von 2.000 € senkt die betriebliche Liquidität, wird dadurch aber nicht zur Betriebsausgabe. Eine Privateinlage von 5.000 € erhöht die betriebliche Liquidität, wird dadurch aber nicht zur Betriebseinnahme oder zum Gewinn. Zur Abgrenzung von Auszahlungen und Betriebsausgaben hilft der Ratgeber Betriebsausgaben für Selbstständige.

13. Wie Umsatzsteuer die Liquidität beeinflusst

Umsatzsteuer kann die Liquidität beeinflussen. Ein vereinnahmter Bruttobetrag darf nicht pauschal wie dauerhaft frei verfügbares wirtschaftliches Ergebnis behandelt werden.

Der Zeitpunkt der Steuerentstehung hängt unter anderem von der Soll- oder Istversteuerung ab. Bei der Berechnung nach vereinbarten Entgelten gilt § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG, bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG. Die Istversteuerung gilt nicht automatisch für alle kleinen Selbstständigen; nach § 20 UStG kann das Finanzamt sie auf Antrag unter gesetzlichen Voraussetzungen gestatten. (Quelle: § 13 Umsatzsteuergesetz (UStG), § 20 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Nach § 18 UStG ist die Umsatzsteuer-Vorauszahlung grundsätzlich am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums fällig. Umsatzsteuerzahlungen sollten entsprechend deiner individuellen steuerlichen Situation und ihres erwarteten tatsächlichen Zahlungszeitpunkts in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. (Quelle: § 18 Umsatzsteuergesetz (UStG))

14. Einkommensteuer und andere Steuerzahlungen einplanen

Wenn Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgesetzt wurden, sind sie nach § 37 EStG grundsätzlich am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember zu entrichten. Nicht jeder Selbstständige zahlt automatisch an diesen Tagen Vorauszahlungen; sie werden vom Finanzamt festgesetzt. (Quelle: § 37 Einkommensteuergesetz (EStG))

Steuerzahlungen können Liquidität beanspruchen, dürfen aber nicht pauschal mit gewöhnlichen betrieblichen Kosten gleichgesetzt werden. Einen Überblick über persönliche Steuerarten gibt der Ratgeber Welche Steuern zahlen Selbstständige?. Eine allgemeine Steuerreserve in Prozent lässt sich daraus nicht ableiten.

15. Warum EÜR und Liquiditätsplanung nicht dasselbe sind

Bei berechtigten Anwendern der Einnahmenüberschussrechnung ist der Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG grundsätzlich der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Die EÜR orientiert sich in vielen Bereichen an Zufluss und Abfluss. § 11 EStG enthält dafür Regeln und Ausnahmen; § 4 Abs. 3 EStG sieht zusätzliche Sonderbehandlungen etwa für Abschreibungen, geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten vor. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG), § 11 Einkommensteuergesetz (EStG))

Eine Liquiditätsplanung verfolgt einen anderen Zweck. Darlehensauszahlungen, Tilgungen, Privateinlagen und Privatentnahmen zeigen besonders deutlich, warum EÜR und Liquiditätsplanung nicht identisch sind. Mehr zur begrifflichen Abgrenzung findest du unter Umsatz, Gewinn und Einkommen.

16. Welche Ursachen führen zu Liquiditätsengpässen?

Mögliche Ursachen sind:

• verspätete Kundenzahlungen oder lange Zahlungsziele
• Vorfinanzierung und Investitionen
• gebündelte Steuerzahlungen oder Tilgungen
• saisonale Schwankungen und unerwartete Ausgaben
• hohe Privatentnahmen oder Forderungsausfälle
• starkes Wachstum mit zusätzlichem Vorfinanzierungsbedarf

Mehr Aufträge können zunächst mehr Vorfinanzierung erfordern. Wachstum kann deshalb ein Liquiditätstreiber sein, verursacht aber nicht automatisch Liquiditätsprobleme.

17. Wie planst du eine angemessene Liquiditätsreserve?

Eine pauschale Reserve für jedes Unternehmen gibt es nicht. Der individuelle Bedarf hängt unter anderem von regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen, Zahlungszielen, der Zuverlässigkeit von Kundenzahlungen, Vorfinanzierung, saisonalen Schwankungen, Investitionen, Steuerterminen, Tilgungen, Privatentnahmen und möglichen unerwarteten Ausgaben ab.

Die Planung macht sichtbar, wann der niedrigste erwartete Zahlungsmittelbestand erreicht wird und ob eine Finanzierungslücke entstehen könnte. Ein bestimmter Puffer ist dadurch nicht garantiert ausreichend.

18. Wie weit solltest du im Voraus planen?

Eine Monatsplanung ist für die laufende Unternehmenssteuerung häufig sinnvoll. Der passende Horizont hängt jedoch von Unternehmen und Zweck ab; eine Liquiditätsplanung muss nicht immer starr zwölf Monate umfassen. Nähere Zeiträume lassen sich meist konkreter planen.

Vergleiche den Plan regelmäßig mit den tatsächlichen Werten:

• Was sollte eingehen und was ist tatsächlich eingegangen?
• Welche Zahlungen haben sich verschoben?
• Welche neuen Ausgaben sind entstanden?
• Haben sich Steuern oder Investitionen verändert?

19. Was bedeutet das für deine Unternehmensplanung?

Trenne in deiner Planung vier Ebenen:

• Umsatz
• betriebliche Ausgaben beziehungsweise Kosten und Gewinn
• Steuern, persönliche Belastungen und privat verfügbare Mittel
• Liquidität und konkrete Zahlungszeitpunkte

Ein wirtschaftlich tragfähiges Jahr garantiert nicht, dass in jedem Monat genügend Zahlungsmittel vorhanden sind. Ebenso beweist ein hoher Kontostand nicht automatisch Rentabilität. Wie sich ein jährliches Umsatzziel ableiten lässt, zeigt Wie viel Umsatz muss ich als Selbstständiger machen?.

Checkliste: Liquidität vorausschauend planen

• Tatsächlichen verfügbaren Zahlungsmittelbestand zum Start erfassen
• Kundenzahlungen nach erwartetem Zahlungseingang planen
• Kundenzahlungsziele berücksichtigen
• Eigene Zahlungen nach tatsächlicher Fälligkeit planen
• Investitionen im Zahlungszeitraum berücksichtigen
• Abschreibungen nicht mit neuen Auszahlungen verwechseln
• Darlehensauszahlungen als Liquiditätszufluss, nicht als Gewinn behandeln
• Tilgungen als Zahlungsabfluss berücksichtigen
• Tilgung und Zinsen unterscheiden
• Privatentnahmen und Privateinlagen berücksichtigen
• Umsatzsteuerzahlungen entsprechend der individuellen steuerlichen Situation planen
• Festgesetzte Steuer-Vorauszahlungen zu erwarteten Zahlungsterminen berücksichtigen
• Saisonale Schwankungen und größere Einzelzahlungen einplanen
• Planwerte regelmäßig mit tatsächlichen Ein- und Auszahlungen vergleichen
• Planung bei wesentlichen Änderungen von Betrag oder Zeitpunkt aktualisieren

Fazit: Auf den Zeitpunkt kommt es an

Gewinn und Liquidität gehören zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Gewinn beziehungsweise wirtschaftliche Planung beantwortet eine andere Frage als die zeitliche Zahlungsfähigkeit.

Frage nicht nur: Wie viel kommt herein und wie viel geht hinaus? Frage auch: Wann kommt das Geld tatsächlich herein und wann muss es tatsächlich hinaus?

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer-, Finanzierungs- oder Rechtsberatung.