Betriebsausgaben für Selbstständige: Was kannst du absetzen?

1. Was sind Betriebsausgaben?

§ 4 Abs. 4 EStG definiert Betriebsausgaben als Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG))

Material für einen Kundenauftrag kann einen betrieblichen Zusammenhang haben. Ein privater Wocheneinkauf gehört dagegen zur privaten Lebensführung.

2. Was bedeutet „von der Steuer absetzen“?

Eine Betriebsausgabe wird nicht 1:1 vom Finanzamt erstattet.

Bei zulässiger Einnahmenüberschussrechnung lautet die Grundlogik:

Betriebseinnahmen
− Betriebsausgaben
= Gewinn

Wie Umsatz, Gewinn und Einkommen voneinander abzugrenzen sind, erklärt der Ratgeber Umsatz, Gewinn und Einkommen.

3. Warum Zahlung, Betriebsausgabe und Steuerersparnis nicht dasselbe sind

Diese drei Ebenen solltest du trennen:

• Zahlung: Geld verlässt das Konto.
• Betriebsausgabe: ein durch den Betrieb veranlasster Aufwand. Ob und in welcher Höhe er den steuerlichen Gewinn mindern darf, kann von weiteren Vorschriften abhängen.
• Steuerwirkung: Eine Veränderung der steuerlichen Bemessungsgrundlage kann Auswirkungen auf die Steuerbelastung haben.

Zahlungszeitpunkt und vollständige steuerliche Berücksichtigung können auseinanderfallen. Bei der EÜR bleiben insbesondere die Vorschriften zu geringwertigen Wirtschaftsgütern, Sammelposten und Abschreibungen relevant.

4. Wann ist eine Ausgabe betrieblich veranlasst?

Entscheidend ist der sachliche Zusammenhang mit dem Betrieb.

Hilfreiche Prüffragen sind:

• Warum wurde die Ausgabe getätigt?
• Welchem betrieblichen Zweck dient sie?
• Gibt es private Mitveranlassung oder private Nutzung?
• Ist der betriebliche Zusammenhang nachvollziehbar?
• Gibt es spezielle steuerliche Regeln oder Abzugsbeschränkungen?

Diese Fragen helfen bei der Einordnung, ersetzen aber keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.

5. Welche Kosten sind typisch für Selbstständige?

Zur Orientierung können je nach Unternehmen beispielsweise folgende Kategorien vorkommen:

• Geschäftsräume
• Bürobedarf
• Arbeitsmittel
• Software und betriebliche IT
• Telefon und Internet
• Werbung und Marketing
• betriebliche Versicherungen
• Steuerberatung und Buchhaltung
• betriebliche Fortbildung
• Reisekosten
• Fremdleistungen
• Mitarbeiter
• betriebliche Finanzierungskosten
• Waren und Material

Die Liste bedeutet nicht, dass jede konkrete Ausgabe innerhalb dieser Kategorien automatisch vollständig abzugsfähig ist.

6. Private Ausgaben sind keine Betriebsausgaben

§ 12 EStG schließt insbesondere Aufwendungen für Haushalt und Lebensführung grundsätzlich vom Abzug aus, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Bei gemischt veranlassten Aufwendungen kann dagegen unter bestimmten Voraussetzungen eine Aufteilung in einen betrieblichen und einen privaten Anteil möglich sein. (Quelle: § 12 Einkommensteuergesetz (EStG), Lohnsteuer-Handbuch 2026)

Eine private Ausgabe wird durch Zahlung vom Geschäftskonto nicht betrieblich.

Eine tatsächlich betrieblich veranlasste Ausgabe wird umgekehrt nicht allein dadurch privat, dass sie vom privaten Konto bezahlt wurde.

7. Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben

Betriebliche Ausgaben und privater Finanzbedarf sind unterschiedliche Ebenen.

3.000 € privater monatlicher Lebensbedarf bedeuten nicht automatisch 36.000 € jährliche Betriebsausgaben.

Für Firmenplan bedeutet das: Betriebliche Kosten und privater Bedarf werden in der Planung getrennt betrachtet. Mehr zur Gründungsplanung findest du unter Selbstständig machen.

8. Was gilt bei gemischter privater und betrieblicher Nutzung?

Eine Aufteilung gemischt veranlasster Aufwendungen kann möglich sein, wenn die Veranlassungsbeiträge anhand objektiver Kriterien trennbar sind und keine speziellere Regel entgegensteht. (Quelle: Lohnsteuer-Handbuch 2026)

Mögliche objektivierbare Maßstäbe können je nach Sachverhalt zum Beispiel Zeit-, Mengen- oder Flächenanteile sein.

Ist keine geeignete Aufteilungs- oder Schätzungsgrundlage vorhanden oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, kann ein Abzug ausscheiden.

Für bestimmte Bereiche wie Fahrzeuge, Grundstücke, Arbeitszimmer und Umsatzsteuer gelten spezielle Regeln.

9. Betriebsausgabe und Betriebsvermögen sind nicht dasselbe

Die Frage nach der betrieblichen Veranlassung einer Ausgabe ist nicht immer identisch mit der Frage, ob ein Wirtschaftsgut steuerlich zum Betriebsvermögen gehört.

Für das Grundverständnis reicht diese Trennung. Die vollständige steuerliche Systematik des Betriebsvermögens wird hier nicht behandelt.

10. Netto oder brutto: Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer?

Ob bei der Gewinnermittlung wirtschaftlich ein Netto- oder Bruttobetrag relevant ist, hängt unter anderem davon ab, ob und in welchem Umfang enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar ist.

Eine einheitliche Netto- oder Bruttoregel für alle Fälle gibt es deshalb nicht.

11. Betriebsausgabe und Vorsteuerabzug sind zwei verschiedene Fragen

• Der Betriebsausgabenabzug gehört zur Gewinnermittlung.
• Der Vorsteuerabzug gehört zum Umsatzsteuerrecht.

§ 15 UStG enthält eigene Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. (Quelle: § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Die umsatzsteuerliche 10-%-Regel für Gegenstände ist keine allgemeine einkommensteuerliche Regel für Betriebsausgaben.

12. Wann wird eine Anschaffung sofort berücksichtigt?

Nicht jede Anschaffung wird über mehrere Jahre verteilt. Der Kaufpreis allein entscheidet aber nicht über die steuerliche Behandlung.

Relevant können unter anderem sein:

• Art des Wirtschaftsguts
• Beweglichkeit
• Abnutzbarkeit
• selbstständige Nutzbarkeit
• maßgebliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten
• konkrete steuerliche Regelung

13. Wann musst du Anschaffungen abschreiben?

Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens werden Anschaffungs- oder Herstellungskosten grundsätzlich nach den einschlägigen Abschreibungsregeln über die Nutzungsdauer berücksichtigt. (Quelle: § 7 Einkommensteuergesetz (EStG))

Auch bei der EÜR gelten die entsprechenden AfA-Regeln.

14. Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?

Für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie 800 € nicht übersteigen. (Quelle: § 6 Einkommensteuergesetz (EStG))

Für die gesetzliche Wertgrenze wird ein darin enthaltener Vorsteuerbetrag nach § 9b Abs. 1 EStG entsprechend der gesetzlichen Regel herausgerechnet. (Quelle: § 9b Einkommensteuergesetz (EStG))

Alternativ zur Behandlung nach § 6 Abs. 2 EStG kann für die von § 6 Abs. 2a EStG erfassten, selbstständig nutzbaren abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ein Sammelposten gebildet werden, wenn der maßgebliche Wert für das einzelne Wirtschaftsgut mehr als 250 €, aber nicht mehr als 1.000 € beträgt.

Der Sammelposten wird im Jahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren jeweils zu einem Fünftel gewinnmindernd aufgelöst. Die Sammelpostenregel nach § 6 Abs. 2a Satz 1 bis 3 ist für alle davon betroffenen Wirtschaftsgüter eines Wirtschaftsjahres einheitlich anzuwenden.

Die Tabelle ist eine vereinfachte Orientierung. Für die konkrete Behandlung gelten sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen.

15. Was gilt für Computer und Software?

Für die vom BMF erfasste Computerhardware einschließlich zugehöriger Peripheriegeräte sowie die erfasste Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. (Quelle: Einkommensteuer-Handbuch)

Das ist keine besondere Form der Abschreibung, keine neue Abschreibungsmethode und keine Sofortabschreibung. Das BMF beanstandet jedoch nicht, wenn die Abschreibung im Anschaffungs- oder Herstellungsjahr vollständig vorgenommen wird.

Diese Regel darf nicht auf sämtliche denkbare Software oder IT pauschal übertragen werden.

16. Was gilt für geschäftliche Bewirtung?

Bei Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich 70 % der angemessenen und ordnungsgemäß nachgewiesenen Aufwendungen den Gewinn mindern. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG))

Zum Nachweis sind Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen schriftlich anzugeben. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte gelten die gesetzlichen Besonderheiten; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.

Die umsatzsteuerliche Behandlung ist separat zu prüfen.

17. Was gilt für Geschenke an Geschäftspartner?

Aufwendungen für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, dürfen grundsätzlich den Gewinn nicht mindern.

Die gesetzliche Ausnahme greift, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem jeweiligen Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 50 € nicht übersteigen. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG))

18. Homeoffice und häusliches Arbeitszimmer

Hier sind zwei Regelungen zu unterscheiden.

Häusliches Arbeitszimmer

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie dessen Ausstattung unterliegen grundsätzlich dem Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG. Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, greift die gesetzliche Ausnahme.

Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen kann die Jahrespauschale von 1.260 € genutzt werden. Für jeden vollen Kalendermonat, in dem die Voraussetzung nicht vorliegt, reduziert sie sich um ein Zwölftel.

Tagespauschale

Der gesetzliche Grundfall sieht 6 € je Kalendertag und höchstens 1.260 € pro Wirtschafts- oder Kalenderjahr vor, wenn die Tätigkeit an dem Tag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Daneben besteht die gesetzliche Sonderregel, wenn für die jeweilige Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Arbeitsmittel werden durch die Tagespauschale nicht abgegolten. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG), Lohnsteuer-Handbuch 2026)

19. Fahrt-, Reise- und Verpflegungskosten

In diesem Bereich sind unter anderem zu unterscheiden:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte

Für Verpflegungsmehraufwendungen und Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte gelten spezielle gesetzliche Regeln. Fahrzeuge unterliegen zusätzlichen besonderen Vorschriften, die dieser Grundlagenartikel nicht vollständig behandelt.

20. Welche Ausgaben sind nicht oder nur eingeschränkt abzugsfähig?

• Private Lebenshaltung: grundsätzlich keine Betriebsausgabe.
• Einkommensteuer: Steuern vom Einkommen sind nach § 12 EStG grundsätzlich nicht abzugsfähig.
• Gewerbesteuer: § 4 Abs. 5b EStG bestimmt ausdrücklich, dass Gewerbesteuer und darauf entfallende Nebenleistungen keine Betriebsausgaben sind.
• Geschäftliche Bewirtung: besondere Abzugs- und Nachweisregeln.
• Geschenke: besondere Abzugsbeschränkung.
• Häusliches Arbeitszimmer: besondere Voraussetzungen.
• Normale bürgerliche Kleidung wird nicht allein dadurch zur Betriebsausgabe, dass sie bei der Arbeit getragen wird.

Einen Überblick über persönliche Steuerarten bietet Welche Steuern zahlen Selbstständige?

21. Wie wirken Betriebsausgaben auf Gewinn und Steuer?

Vereinfachte Grundrechnung:

100.000 € Betriebseinnahmen
− 30.000 € abzugsfähige Betriebsausgaben
= 70.000 € Gewinn

Bei zusätzlichen 5.000 € abzugsfähigen Betriebsausgaben ergibt sich vereinfacht:

100.000 €
− 35.000 €
= 65.000 € Gewinn

22. Was bedeutet das für deine Firmenplanung?

Unterscheide in deiner Planung diese Ebenen:

• Welche betrieblichen Kosten entstehen tatsächlich?
• Welche davon sind steuerlich als Betriebsausgaben zu berücksichtigen?
• Wann werden sie bei der Gewinnermittlung berücksichtigt?
• Gibt es Abzugsbeschränkungen oder Abschreibungsregeln?
• Welche privaten Zahlungen entstehen zusätzlich?
• Welche persönlichen Steuern und Versicherungsbeiträge folgen aus der jeweiligen Situation?
• Wie viel Umsatz muss das Unternehmen erwirtschaften, um diese Struktur zu tragen?

Wie sich daraus ein Umsatzziel ableiten lässt, zeigt Wie viel Umsatz muss ich als Selbstständiger machen?

Deine Angaben werden nicht automatisch aus diesem Ratgeber übernommen. Der Rechner prüft nicht die steuerrechtliche Abzugsfähigkeit einer einzelnen konkreten Ausgabe.

Checkliste: Betriebsausgaben richtig einordnen

• Warum ist die Ausgabe entstanden?
• Besteht ein nachvollziehbarer betrieblicher Zusammenhang?
• Gibt es zusätzlich eine private Veranlassung oder Nutzung?
• Lässt sich ein gemischter Aufwand anhand objektiver Kriterien aufteilen?
• Gibt es für die Ausgabe eine spezielle steuerliche Regel?
• Handelt es sich um eine laufende Ausgabe oder eine Anschaffung?
• Muss die Anschaffung möglicherweise abgeschrieben werden?
• Sind die Voraussetzungen einer GWG-Regel tatsächlich erfüllt?
• Besteht ein Vorsteuerabzug oder nicht?
• Wurden Vorsteuerabzug und Betriebsausgabenabzug getrennt betrachtet?
• Gelten besondere Regeln für Bewirtung, Geschenke oder Homeoffice?
• Sind erforderliche Belege und Nachweise vorhanden?
• Wird eine Privatentnahme mit einer Betriebsausgabe verwechselt?
• Wird die gezahlte Ausgabe mit ihrer möglichen Steuerwirkung verwechselt?
• Ist der Betrag realistisch in der Unternehmensplanung berücksichtigt?

Fazit: Erst einordnen, dann planen

Betriebsausgaben sind keine bloße Liste „absetzbarer Dinge“.

Ausgangspunkt ist die betriebliche Veranlassung.

Danach können Sonderregeln zu gemischter Nutzung, Anschaffungen, AfA, GWG, Vorsteuer, Bewirtung, Geschenken oder Homeoffice relevant sein.

Betriebsausgaben können den steuerlichen Gewinn mindern. Eine Ausgabe wird dadurch nicht kostenlos.

Ausgabe verstehen → betrieblichen Zusammenhang prüfen → steuerliche Behandlung einordnen → Zeitpunkt und Höhe der Gewinnwirkung bestimmen → anschließend in die Finanzplanung übernehmen.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.