Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Umsatzsteuer und wichtige Regeln

1. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 sind die darunter fallenden Umsätze unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Bei einem entsprechenden Umsatz wird also nicht einfach 19 % oder 7 % Umsatzsteuer zusätzlich berechnet und ausgewiesen. Gleichzeitig besteht für Eingangsleistungen, die zur Ausführung der nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze verwendet werden, grundsätzlich kein Vorsteuerabzug.

2. Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Die Grenze darf jeweils nicht überschritten sein. Genau 25.000 € im Vorjahr überschreiten die Grenze also noch nicht. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Die 100.000 € sind keine eigenständige allgemeine Kleinunternehmergrenze. Sie gelten nur zusammen mit der Vorjahresvoraussetzung.

3. Was gilt im Gründungsjahr?

Wird die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit erst im Laufe des Kalenderjahres neu aufgenommen, wird nach der aktuellen Verwaltungsauffassung auf den tatsächlichen inländischen Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres abgestellt. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Im Jahr der Aufnahme gilt die Grenze von 25.000 € – nicht die laufende Grenze des Folgejahres. Eine Hochrechnung des Umsatzes auf zwölf Monate ist dafür nach der aktuellen Rechtslage keine allgemeine Regel mehr.

4. Was zählt als Gesamtumsatz?

§ 19 Abs. 2 UStG enthält eine eigene Definition. Gesamtumsatz ist grundsätzlich die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der ausgeführten steuerbaren Umsätze, vermindert um die gesetzlich bezeichneten Umsätze. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben dabei außer Ansatz. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG))

• Gesamtumsatz ist nicht Gewinn.
• Gesamtumsatz ist nicht der Kontostand.
• Gesamtumsatz ist nicht die Summe sämtlicher Zahlungseingänge.
• Betriebsausgaben werden nicht einfach abgezogen, um die Kleinunternehmergrenze zu prüfen.

Private Einlagen und Darlehenszuflüsse sind nicht allein deshalb Gesamtumsatz nach § 19 UStG, weil Geld auf dem Geschäftskonto eingeht. Bei Sonderfällen kann die Ermittlung komplexer sein. Mehr zur Abgrenzung der Begriffe findest du unter Umsatz, Gewinn und Einkommen.

5. Wann zählt ein Umsatz für die Grenze?

Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes nach § 19 Abs. 2 UStG wird grundsätzlich auf vereinnahmte Entgelte abgestellt. Anzahlungen werden grundsätzlich im Zeitpunkt ihrer Vereinnahmung dem Gesamtumsatz zugerechnet. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Deshalb solltest du die Grenzen nicht allein anhand der Summe geschriebener Rechnungen überwachen.

Beim Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung können zusätzlich insbesondere relevant werden:

• der Zeitpunkt der Leistungsausführung,
• der Zeitpunkt der Vereinnahmung,
• Anzahlungen.

6. Was passiert beim Überschreiten der Grenze?

Sind die Voraussetzungen zunächst erfüllt und wird die laufende Grenze überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Das betrifft nicht erst den nächsten Umsatz und nicht nur den Teil oberhalb der Grenze. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Das bedeutet nicht pauschal, dass sämtliche zuvor bereits unter § 19 UStG abgeschlossenen Umsätze rückwirkend steuerpflichtig werden. Für Umsätze und Entgelte rund um den Übergang gelten aber besondere Wechselregeln. Leistungszeitpunkt, Vereinnahmung und Anzahlungen können dabei relevant sein. Man kann deshalb auch nicht davon ausgehen, dass alles vor dem Überschreiten automatisch steuerfrei bleibt.

Wer sich der Grenze nähert, sollte den konkreten Übergang rechtzeitig prüfen.

7. Kleinunternehmer und Umsatzsteuer

Die Kleinunternehmerregelung bedeutet nicht, dass niemals umsatzsteuerliche Pflichten entstehen können. Bei Sonderfällen, insbesondere bestimmten grenzüberschreitenden Sachverhalten oder wenn du als Leistungsempfänger die Steuer schuldest, können zusätzliche Pflichten bestehen. (Quelle: BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

8. Vorsteuer

Für Eingangsleistungen, die zur Ausführung nach § 19 UStG steuerfreier Ausgangsumsätze verwendet werden, besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug. (Quelle: BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

Bei Regelbesteuerung könnte bei erfüllten gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich ein Vorsteuerabzug möglich sein. Wird der Laptop für entsprechende Kleinunternehmerumsätze nach § 19 UStG verwendet, besteht dieser grundsätzlich nicht.

9. Kleinunternehmerrechnung

Für Rechnungen von Kleinunternehmern regelt § 34a UStDV die Mindestangaben: (Quelle: § 34a UStDV)

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
• Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG,
• bei einer entsprechenden Gutschrift die Angabe „Gutschrift“.

Eine mögliche Formulierung für den Hinweis lautet: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Das ist eine mögliche Formulierung – ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben.

10. Fehlerhafter Steuerausweis

Bei einem nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz sollte Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen werden. Ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis kann umsatzsteuerliche Folgen haben. Die konkrete Behandlung hängt vom Sachverhalt ab. Bei einem Fehler sollte die Rechnung geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

11. E-Rechnung

Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt nach der aktuellen BMF-FAQ grundsätzlich für den Empfang. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Ausstellung: Für Leistungen von Kleinunternehmern besteht eine Ausnahme von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Eine Kleinunternehmerrechnung kann als sonstige Rechnung übermittelt werden. Geeignete elektronische Rechnungsformate dürfen Kleinunternehmer trotzdem verwenden. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Diese Aussage betrifft die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können daneben eigenständige B2G-Vorgaben gelten. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Selbstständige.

12. Freiwilliger Verzicht und Regelbesteuerung

Ein inländischer Unternehmer kann gegenüber dem Finanzamt auf die Anwendung des § 19 Abs. 1 UStG verzichten. Der Verzicht wirkt von Beginn des Besteuerungszeitraums an, für den er gelten soll. Die Erklärung kann nach § 19 Abs. 3 UStG grundsätzlich bis zum letzten Tag im Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres abgegeben werden. (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

• Nach Ablauf der fünfjährigen Bindungsfrist endet die Regelbesteuerung nicht automatisch.
• Ohne Widerruf läuft der Verzicht weiter. Es beginnt aber nicht jedes Jahr eine neue Fünfjahresfrist.
• Für die Zeit nach Ablauf der Mindestbindung kann der Verzicht mit Wirkung vom Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden.
• Der Widerruf wirkt nicht rückwirkend.

13. Kundenstruktur und wirtschaftliche Betrachtung

Bei Privatkunden ist regelmäßig der zu zahlende Endpreis besonders sichtbar, weil Privatkunden grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug haben. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskunden kann ausgewiesene Umsatzsteuer unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abziehbar sein.

Diese Fragen ersetzen keine Bewertung. Welche Behandlung in deinem Fall sinnvoll ist, hängt von deiner konkreten Situation ab.

14. Kleinunternehmer ist nicht Kleingewerbe

Kleinunternehmer bezeichnet die umsatzsteuerliche Regelung nach § 19 UStG. Ob du Gewerbetreibender oder Freiberufler bist, ist eine andere rechtliche und steuerliche Einordnung. Deshalb sind alle Kombinationen möglich:

• Freiberufler und Kleinunternehmer,
• Gewerbetreibender und Kleinunternehmer,
• Freiberufler mit Regelbesteuerung,
• Gewerbetreibender mit Regelbesteuerung.

Mehr zur Abgrenzung erfährst du im Ratgeber Gewerbe oder Freiberufler.

15. Einkommensteuer und Gewerbesteuer

Die Kleinunternehmerregelung schafft keinen besonderen Einkommensteuerfreibetrag für den Gewinn. Ein Kleinunternehmer kann Einkommensteuer zahlen. Umgekehrt bedeutet ein niedriger Gewinn nicht automatisch, dass § 19 UStG anwendbar ist.

Die Gewerbesteuer ist ebenfalls ein separates Thema und hängt unter anderem von der Tätigkeit und den gewerbesteuerlichen Regeln ab. Einen Überblick gibt der Ratgeber Steuern für Selbstständige.

Wie diese Größen zusammenhängen, erklärt der Ratgeber Umsatz, Gewinn und Einkommen.

16. EU- und Auslandshinweis

Seit 2025 gibt es mit § 19a UStG ein besonderes Meldeverfahren, über das ein in Deutschland ansässiger Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen eine Kleinunternehmer-Steuerbefreiung in einem anderen EU-Mitgliedstaat nutzen kann. Dafür gilt unter anderem eine unionsweite Umsatzgrenze von 100.000 € im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr; außerdem müssen die Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats erfüllt sein. Die Teilnahme läuft über das besondere Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. (Quelle: § 19a UStG, BMF-Schreiben vom 18. März 2025)

17. Typische Fehler

18. Checkliste

Diese Fragen helfen dir, deine Situation zu sortieren. Sie ergeben keine Entscheidung.

• Wann wurde die Tätigkeit aufgenommen?
• Wie hoch war der maßgebliche Gesamtumsatz im Vorjahr?
• Wie hoch ist der tatsächliche Gesamtumsatz im laufenden Jahr?
• Welche Umsätze gehören in den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG?
• Nähert sich der Umsatz der laufenden Grenze?
• Gibt es Anzahlungen oder größere Einzelzahlungen?
• Gibt es größere Investitionen mit möglicher Vorsteuerrelevanz?
• Sind deine Kunden überwiegend Unternehmen (B2B) oder Privatkunden (B2C)?
• Gibt es EU- oder Auslandsgeschäfte?
• Kann dein Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
• Enthalten deine Rechnungen den erforderlichen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG?
• Wurde früher freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet?
• Falls ja: Läuft die fünfjährige Bindungsfrist noch?

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Regelung und keine allgemeine Steuerbefreiung.

Für ein bestehendes Unternehmen sind 2026 grundsätzlich 25.000 € Vorjahresgesamtumsatz und 100.000 € laufender Gesamtumsatz entscheidend. Im Gründungsjahr ist grundsätzlich die 25.000-€-Grenze maßgebend.

Beim Überschreiten der laufenden Grenze fällt bereits der überschreitende Umsatz vollständig aus der Steuerbefreiung.

Ob ein freiwilliger Verzicht wirtschaftlich sinnvoll ist, lässt sich nicht allein anhand der Umsatzgrenzen beantworten.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.