E-Rechnung für Selbstständige: Was 2026, 2027 und 2028 gilt

1. Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 definiert das Umsatzsteuergesetz eine E-Rechnung enger als früher. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. (Quelle: § 14 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

• E-Rechnung: Rechnung in einem geeigneten strukturierten elektronischen Format.
• Sonstige Rechnung: beispielsweise eine Papierrechnung oder eine Rechnung in einem nicht entsprechend strukturierten elektronischen Format.

Entscheidend ist also nicht, dass eine Rechnung digital verschickt wird, sondern dass ihre Daten strukturiert vorliegen und elektronisch verarbeitet werden können.

2. Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Es ist eine sonstige Rechnung. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

PDF-Rechnungen sind dadurch aber nicht generell verboten. Während der gesetzlichen Übergangsfristen und in Ausnahmefällen können sonstige Rechnungen weiterhin zulässig sein. (Quelle: § 27 UStG)

3. Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Typisch ist der inländische B2B-Fall:

• Der leistende Unternehmer sitzt im Inland.
• Der Leistungsempfänger ist ein inländischer Unternehmer.
• Die Leistung wird für dessen Unternehmen erbracht.
• Nach den umsatzsteuerlichen Regeln besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung.

Freiberufler und Gewerbetreibende können gleichermaßen betroffen sein. (Quelle: § 14 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Nicht jeder Umsatz eines Selbstständigen fällt aber automatisch darunter. Ausnahmen und andere Regeln können insbesondere bei Privatkunden, Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen und bestimmten steuerfreien Umsätzen relevant sein.

4. Was gilt beim Empfang von E-Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt für die grundsätzliche Empfangsfähigkeit bereits ein E-Mail-Postfach. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Eine spezielle Rechnungssoftware ist dafür keine gesetzliche Voraussetzung. Beachte aber: Auch wenn du während einer Übergangsregel selbst noch PDF- oder Papierrechnungen ausstellst, kann dir ein Geschäftspartner bereits eine E-Rechnung senden. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

5. Was gilt 2026?

Für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, kann im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregel grundsätzlich weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden. (Quelle: § 27 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

• Eine Papierrechnung ist möglich.
• Andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF können während der Übergangsregel möglich sein.
• Bei einer sonstigen Rechnung in elektronischem Format ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers zu beachten.

2026 bedeutet im B2B-Bereich also nicht automatisch, dass bereits jede Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden muss. Die Empfangsfähigkeit besteht dagegen bereits.

6. Was ändert sich 2027?

2027 wird die Übergangsregel enger. Für 2027 ausgeführte Umsätze kann eine sonstige Rechnung insbesondere aufgrund der umsatzabhängigen Übergangsregel weiter verwendet werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Für 2027 ist damit grundsätzlich das Jahr 2026 maßgeblich. (Quelle: § 27 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Daneben gibt es eine besondere Übergangsregel bis Ende 2027 für Rechnungen, die über ein EDI-Verfahren übermittelt werden.

7. Was gilt ab 2028?

Ab dem 1. Januar 2028 sind die allgemeinen Übergangsfristen beendet. Soweit ein Umsatz unter die gesetzliche E-Rechnungspflicht fällt und keine Ausnahme greift, ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich. (Quelle: § 27 UStG)

Gesetzliche Ausnahmen bleiben auch ab 2028 bestehen.

8. Was gilt für Kleinunternehmer?

E-Rechnungen empfangen: Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Grundsätzlich genügt ein E-Mail-Postfach. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

E-Rechnungen ausstellen: Für Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, besteht eine besondere Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung. (Quelle: § 34a UStDV, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Diese Ausnahme endet nicht automatisch mit der allgemeinen Übergangsphase Ende 2027. Wechselst du zur Regelbesteuerung, solltest du deine Situation neu prüfen. Wie die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich funktioniert, erklärt der Ratgeber Steuern für Selbstständige.

9. Welche weiteren Ausnahmen gibt es?

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit muss eine Rechnung insbesondere in folgenden Fällen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden: (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025, § 33 UStDV, § 14 UStG)

• Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 € Gesamtbetrag,
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• bestimmte steuerfreie Umsätze,
• weitere gesetzlich besonders geregelte Fälle.

Eine Ausnahme gilt immer nur für den jeweiligen Fall. Sie lässt sich nicht pauschal auf andere Rechnungen übertragen.

10. Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze?

Die Grenze betrifft die Übergangsregel für 2027. Maßgeblich ist der gesetzlich relevante Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, für einen 2027 ausgeführten Umsatz also grundsätzlich 2026. Beträgt er nicht mehr als 800.000 €, kann die entsprechende Übergangsmöglichkeit für 2027 bestehen. (Quelle: § 27 UStG)

11. Welche Formate sind zulässig?

Eine E-Rechnung benötigt ein geeignetes strukturiertes elektronisches Format. Das Bundesfinanzministerium verweist insbesondere auf Formate im Zusammenhang mit der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD. (Quelle: § 14 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

XRechnung ist dabei nicht das einzige zulässige Format. Umgekehrt ist nicht jede beliebige ZUGFeRD-Datei automatisch gesetzeskonform. Entscheidend sind die gesetzlichen Anforderungen an das konkrete Format.

12. Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

• XRechnung: strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten – nicht automatisch die klassische PDF-Darstellung.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten mit einer menschenlesbaren Darstellung verbinden kann.

Bei einem zulässigen hybriden E-Rechnungsformat ist der strukturierte Teil entscheidend. Weichen strukturierte Daten und sichtbare Darstellung voneinander ab, ist bei der E-Rechnung der strukturierte Teil maßgebend. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Nicht jede PDF-Datei mit eingebetteten Informationen ist deshalb automatisch eine E-Rechnung.

13. Wie kannst du E-Rechnungen empfangen und versenden?

Mögliche Übertragungswege sind beispielsweise:

• E-Mail
• eine elektronische Schnittstelle
• ein Download über ein Portal
• ein vereinbartes Datenaustauschsystem

Keiner dieser Wege ist allgemein zwingend vorgeschrieben. Für die grundsätzliche Empfangsfähigkeit genügt nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Für die Erstellung brauchst du eine Lösung, die tatsächlich ein geeignetes strukturiertes Rechnungsformat erzeugt. Praktische Prüffragen:

• Kann deine Software E-Rechnungen erstellen?
• Welche Formate unterstützt sie?
• Kann sie empfangene E-Rechnungen verarbeiten und darstellen?
• Wie werden die strukturierten Originaldaten archiviert?

Eine Leitweg-ID ist für B2B-Rechnungen nicht allgemein erforderlich. Sie kann insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant sein.

14. Wie musst du E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. (Quelle: § 14b UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Die XML-Datei lediglich auszudrucken und das elektronische Original anschließend zu löschen, ersetzt keine ordnungsgemäße Aufbewahrung des strukturierten Originals. Bei hybriden Formaten können zusätzlich sichtbare Informationen relevant sein, wenn sie steuerlich relevante zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten. (Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025)

15. Was gilt bei Rechnungen an Privatkunden?

Die hier behandelte obligatorische E-Rechnung betrifft insbesondere inländische B2B-Umsätze, also Umsätze zwischen Unternehmen. Normale Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) werden nicht allein aufgrund dieser B2B-Regeln zu verpflichtenden E-Rechnungen. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Sonderfälle lassen sich dabei nicht pauschal ausschließen.

16. Was gilt bei Rechnungen an Behörden?

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) können eigenen Regelungen unterliegen. Die steuerrechtlichen B2B-Regeln zur E-Rechnung sind nicht automatisch identisch mit den Vorgaben öffentlicher Auftraggeber. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Dort können insbesondere relevant sein:

• besondere Übermittlungswege,
• technische Vorgaben,
• Identifikationsmerkmale wie die Leitweg-ID.

Bei einem öffentlichen Auftrag solltest du deshalb die konkreten Anforderungen des Auftraggebers prüfen. Nicht jede E-Rechnung braucht eine Leitweg-ID.

17. Was solltest du als Selbstständiger jetzt konkret tun?

1. Prüfe, ob du regelmäßig Rechnungen an andere Unternehmen stellst.
2. Prüfe, ob du die Kleinunternehmerregelung anwendest.
3. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst.
4. Prüfe deine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware auf Unterstützung von XRechnung, ZUGFeRD oder anderen geeigneten Formaten.
5. Prüfe, ob du empfangene strukturierte Rechnungen darstellen und verarbeiten kannst.
6. Stelle sicher, dass die strukturierten Originaldaten ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
7. Prüfe, welche Übergangsregel für deine 2026 und 2027 ausgeführten Umsätze tatsächlich gilt.
8. Stimme bei Bedarf mit deiner Buchhaltung oder Steuerberatung ab, welche Formate verarbeitet werden können.
9. Prüfe bei öffentlichen Auftraggebern deren besondere B2G-Anforderungen.
10. Verlasse dich nicht darauf, dass ein per E-Mail versandtes PDF automatisch eine E-Rechnung ist.

Je früher deine Rechnungsprozesse strukturierte Formate unterstützen, desto weniger relevant werden die auslaufenden Übergangsfristen für deinen Arbeitsablauf.

18. Die wichtigsten Fehler und Missverständnisse

„Eine PDF-Rechnung ist doch eine E-Rechnung.“

Seit 2025 nicht mehr im gesetzlichen Sinne. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.

„Seit 2025 muss ich jede Rechnung als E-Rechnung schreiben.“

Nein. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen.

„Ab 2027 müssen alle Selbstständigen umstellen.“

Nein. Für 2027 besteht unter anderem die umsatzabhängige Übergangsregel bis 800.000 € maßgeblichem Vorjahresumsatz.

„Ab 2028 gibt es überhaupt keine Ausnahmen mehr.“

Nein. Die allgemeinen Übergangsfristen enden, gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

„Als Kleinunternehmer betrifft mich die E-Rechnung überhaupt nicht.“

Falsch. Empfangsfähigkeit grundsätzlich ja; Ausstellung für die unter die Kleinunternehmerregelung fallenden Leistungen grundsätzlich nicht verpflichtend als E-Rechnung.

„Unter 800.000 € bin ich dauerhaft befreit.“

Nein. Die Grenze gehört zur Übergangsregel für 2027.

„Ich brauche zwingend eine Leitweg-ID.“

Nicht für jede E-Rechnung; insbesondere B2G kann sie relevant machen.

„Für den Empfang brauche ich zwingend Spezialsoftware.“

Für die grundsätzliche Empfangsfähigkeit genügt nach BMF ein E-Mail-Postfach. Geeignete Software kann für Darstellung, Verarbeitung und Archivierung praktisch notwendig oder sinnvoll sein.

„Ich kann die XML-Datei ausdrucken und danach löschen.“

Nein. Das strukturierte elektronische Original muss entsprechend den Aufbewahrungsanforderungen erhalten bleiben.

Zeitplan auf einen Blick

Checkliste

• Kannst du E-Rechnungen empfangen?
• Weißt du, wo eingehende E-Rechnungen ankommen sollen?
• Kannst du XRechnungen bei Bedarf lesbar darstellen?
• Kann deine Rechnungssoftware strukturierte E-Rechnungen erstellen?
• Weißt du, welche Formate deine Geschäftskunden verarbeiten können?
• Bewahrst du strukturierte Rechnungsdaten im Original auf?
• Weißt du, ob du Kleinunternehmer bist oder der Regelbesteuerung unterliegst?
• Kennst du die für dich relevante Übergangsfrist?
• Prüfst du bei Rechnungen 2027 gegebenenfalls den maßgeblichen Vorjahresumsatz?
• Unterscheidest du zwischen B2B-, B2C- und B2G-Rechnungen?
• Prüfst du Sonderanforderungen öffentlicher Auftraggeber separat?
• Verwechselst du ein normales PDF nicht mit einer E-Rechnung?
• Hast du deinen Rechnungsprozess für die Zeit nach den Übergangsfristen vorbereitet?

Was bedeutet das für dich?

Für viele Selbstständige ist der wichtigste erste Schritt bereits heute einfach: Du musst E-Rechnungen empfangen können.

Bei der Ausstellung hängt die Situation dagegen von mehreren Faktoren ab – insbesondere vom Zeitpunkt des Umsatzes, deinem Kunden, möglichen Ausnahmen und während der Übergangsphase teilweise auch vom Vorjahresumsatz.

Wenn du 2026 noch normale PDF-Rechnungen verwendest, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass dein Prozess falsch ist. Du solltest aber prüfen, welche Übergangsregel du nutzt und ob deine Software bereits echte E-Rechnungen erstellen kann.

Kleinunternehmer sollten ebenfalls nicht davon ausgehen, das Thema vollständig ignorieren zu können: Für ihre eigenen unter die Kleinunternehmerregelung fallenden Leistungen besteht zwar eine Ausnahme bei der Ausstellung, E-Rechnungen empfangen können müssen sie dennoch.

Fazit

Die E-Rechnung wird schrittweise zum Standard im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich empfangsbereit sein. Für die Ausstellung läuft dagegen noch eine Übergangsphase.

2026 besteht weiterhin die allgemeine Übergangsmöglichkeit. 2027 wird sie insbesondere durch die 800.000-Euro-Grenze eingeschränkt. Ab 2028 sind die allgemeinen Übergangsfristen beendet.

Das bedeutet aber nicht, dass ab 2028 jede Rechnung ohne Ausnahme eine E-Rechnung sein muss.

Entscheidend bleiben die konkrete Leistung, der Rechnungsempfänger und gesetzliche Ausnahmen.

Für Selbstständige ist deshalb die sinnvollste Vorbereitung nicht, sich nur ein Datum zu merken. Wichtiger ist ein Rechnungsprozess, der echte strukturierte E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, erstellen und ordnungsgemäß aufbewahren kann.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.