Software für Selbstständige: Welche Programme brauchst du wirklich?

1. Welche Software brauchst du überhaupt?

Eine universelle Softwareausstattung für Selbstständige gibt es nicht. Je nach Geschäftsmodell stehen ganz unterschiedliche Aufgaben im Vordergrund:

Die Beispiele sind bewusst allgemein – dein Betrieb kann ganz anders aussehen.

2. Starte mit deinem Arbeitsablauf, nicht mit Software

Bevor du dir Programme ansiehst, beschreibe deinen Ablauf:

• Wie kommt ein Auftrag herein? Schreibst du Angebote, und entstehen daraus Aufträge?
• Rechnest du Zeit oder Leistungen ab? Kaufst du Material oder Waren?
• Wie kommen Belege herein, und wie werden Zahlungen zugeordnet?
• Wer macht die Buchhaltung? Arbeitest du mit Steuerberatung?
• Gibt es Mitarbeiter oder mehrere Nutzer? Arbeitest du unterwegs?
• Welche Daten müssen zwischen Systemen fließen?

Daraus ergibt sich eine einfache Reihenfolge: Arbeitsablauf → Aufgabe → Anforderungen → benötigte Funktionen → passende Softwareart → konkretes Produkt.

3. Musst du als Selbstständiger bestimmte Software benutzen?

In vielen Bereichen stellt das Recht Anforderungen – etwa an Rechnungen, Aufzeichnungen, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit oder die Arbeitszeiterfassung von Beschäftigten. Ein bestimmtes Softwareprodukt schreibt es dabei in der Regel nicht vor. Aus einer Prozessanforderung folgt deshalb nicht automatisch eine Kaufpflicht. Die folgenden Abschnitte zu E-Rechnung, GoBD und Arbeitszeiterfassung zeigen das im Einzelnen.

4. Rechnungsprogramm: Wann reicht es?

Ein Rechnungsprogramm passt, wenn dein Schwerpunkt auf Rechnungen und E-Rechnungen liegt – gegebenenfalls ergänzt um Angebote, wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsstatus und Mahnungen. Worauf es dabei im Einzelnen ankommt, erklärt die Seite Rechnungsprogramme.

5. Buchhaltungssoftware: Wann brauchst du mehr?

Buchhaltungssoftware wird relevant, wenn du zusätzlich Belege, Ausgaben, Kontobewegungen und Geschäftsvorfälle erfassen, deinen Gewinn ermitteln, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten oder mit deiner Steuerberatung zusammenarbeiten willst. Software ersetzt dabei weder Steuerberatung noch deine eigene Verantwortung für die Buchhaltung. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltungssoftware.

6. Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware?

Viele Produkte decken beides ganz oder teilweise ab. Schließe deshalb nicht vom Produktnamen auf den Funktionsumfang – und achte darauf, welcher Tarif welche Funktionen enthält.

7. Auftragsprogramm: Wenn Angebot, Auftrag und Rechnung zusammengehören

Ein Auftragsprogramm ist sinnvoll, wenn derselbe Vorgang mehrere Stufen durchläuft: Anfrage → Angebot → Auftrag → Auftragsbestätigung → Leistung → Rechnung. Der Vorteil: Daten müssen nicht bei jedem Schritt neu eingegeben werden. Mehr dazu auf der Seite Auftragsprogramme.

8. Zeiterfassung: Projektzeit oder Arbeitszeit?

Projektzeit: Wofür wurde Zeit eingesetzt?

Viele Solo-Selbstständige erfassen Zeit freiwillig, um Projekte zu kalkulieren und nachzukalkulieren, abrechenbare Zeit festzuhalten, Zeiten abzurechnen und ihren Stundensatz zu überprüfen.

Arbeitszeit: Wann wurde gearbeitet?

Davon zu unterscheiden ist die arbeitsrechtliche Arbeitszeiterfassung. Nach dem Bundesarbeitsgericht sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu erfassen; dafür ist ein System einzuführen. Diese Pflicht bezieht sich nach dem Beschluss nicht zwingend auf eine Zeiterfassung in elektronischer Form. (Quelle: Beschluss vom 13.09.2022, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung)

Mehr zu Programmen findest du auf der Seite Zeiterfassung.

9. E-Rechnung: Brauchst du dafür neue Software?

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF fällt nicht mehr unter diesen Begriff. (Quelle: § 14 UStG, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025)

Beim Softwarebedarf hilft es, zwei Seiten zu trennen:

• Empfang: Inländische Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt nach dem BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Für Darstellung, Verarbeitung und Aufbewahrung kann geeignete Software praktisch sinnvoll sein.
• Ausstellung: Für die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, gelten Übergangsregelungen. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Eine große Software-Suite ist dafür nicht automatisch nötig. (Quelle: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025) Fristen, Ausnahmen und Formate erklärt der Ratgeber E-Rechnung für Selbstständige.

10. Buchhaltung und GoBD

Die GoBD sind die Verwaltungsgrundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie betrachten nicht nur „die Buchhaltungssoftware“: Als steuerlich relevante DV-Systeme kommen neben dem Hauptsystem auch Vor- und Nebensysteme in Betracht – etwa Fakturierung, Zahlungsverkehr, Kassensystem, Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung, Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem einschließlich der Schnittstellen. Das gilt unabhängig davon, ob ein System lokal oder in einer Cloud betrieben wird. (Quelle: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD))

Wichtige Grundsätze sind unter anderem Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung, Unveränderbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung. Bei steuerlich relevanten elektronischen Verfahren spielt auch eine nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und Systeme eine Rolle. Wie umfangreich sie sein muss, hängt vom konkreten Verfahren und seiner Komplexität ab.

11. Bankanbindung und Zahlungsabgleich

Eine Bankanbindung kann Kontobewegungen einlesen, Zahlungen zuordnen, offene Rechnungen abgleichen und manuelle Eingaben reduzieren. Eine korrekte Buchhaltung entsteht dadurch aber nicht automatisch – Zuordnungen müssen weiterhin stimmen. Was bei der Wahl des Kontos zählt, erklärt der Ratgeber Geschäftskonto für Selbstständige.

12. Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder Buchhaltung

Kläre früh, wie die Zusammenarbeit laufen soll:

• Welche Daten braucht deine Steuerberatung – Belege, Buchungsdaten oder beides?
• Reicht ein Export, zum Beispiel im DATEV-Format, oder soll die Steuerberatung direkt im Programm arbeiten können?
• Wer braucht welche Rollen und Rechte?

Ein DATEV-Export und ein direkter Zugang für die Steuerberatung sind nicht dasselbe. Welche Variante passt, hängt von eurer Arbeitsweise ab; eine gesetzliche Vorgabe für ein bestimmtes System gibt es dafür nicht.

13. Ein Programm für alles oder mehrere Programme?

Keiner der beiden Ansätze ist grundsätzlich besser.

14. Schnittstellen und API

Eine Funktion allein reicht nicht immer – oft kommt es darauf an, ob Daten zwischen Systemen fließen: zwischen Bank, Rechnungen, Buchhaltung, Zeiterfassung, Shop, Warenwirtschaft und Steuerberatung. Eine programmierbare Schnittstelle (API) ist dabei keine Pflicht. Für kleine, einfache Abläufe kann sie völlig unwichtig sein.

15. Cloud oder lokale Software?

Pauschal sicherer oder besser ist keine der beiden Varianten. Die GoBD können beide betreffen.

16. Datenschutz bei Cloudsoftware

Verarbeitet ein externer Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag – etwa Kunden- oder Mitarbeiterdaten –, kann eine Auftragsverarbeitung vorliegen. Dann darfst du nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und es braucht einen Vertrag mit den gesetzlich vorgesehenen Inhalten. Weitere Unterauftragsverarbeiter dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen eingesetzt werden. (Quelle: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), insbesondere Art. 28)

Prüfe vor der Auswahl insbesondere:

• welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
• welche Rolle der Anbieter hat und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird,
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen beschrieben sind,
• welche Unterauftragnehmer eingesetzt werden,
• wo Daten gespeichert und verarbeitet werden und ob Übermittlungen in Drittländer stattfinden.

Der Serverstandort allein reicht für eine Beurteilung nicht aus – weder in die eine noch in die andere Richtung. Bei konkreten Fragen hilft eine Datenschutzberatung.

17. Datenexport und Anbieterwechsel

Denke nicht erst beim Wechsel darüber nach. Frage schon vor der Auswahl:

• Welche Daten kann ich exportieren – und in welchem Format?
• Sind Belege und Dokumente enthalten? Lassen sich Stammdaten übernehmen?
• Kann meine Steuerberatung mit den Exporten arbeiten?
• Was passiert nach Vertragsende, und wie lange habe ich noch Zugriff?
• Wie aufwendig wäre ein Umzug in ein anderes Programm?

18. Mitarbeiter verändern deine Anforderungen

Solo-Selbstständige brauchen häufig keine Rollen und Rechte, keine Freigabeprozesse und keine Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte. Mit einem Team kann all das plötzlich relevant werden. Prüfe Software deshalb nicht nur für den heutigen Stand – kaufe aber auch nicht vorsorglich eine Lösung für ein Unternehmen, das du (noch) nicht hast. Was eine Einstellung insgesamt kostet, zeigt der Ratgeber Mitarbeiterkosten berechnen.

19. Welche Funktionen brauchst du nicht?

Mehr Funktionen sind nicht automatisch besser. Eine Beraterin ohne Team braucht vielleicht keine Lagerverwaltung, keine Mitarbeiterrollen und keine komplexen Freigaben – ein Handelsbetrieb dagegen genau diese Funktionen. Jede zusätzliche Funktion kann höhere Kosten, mehr Einrichtung, eine komplexere Bedienung und zusätzliche Prozesse bedeuten. Eine allgemeingültige Minimalliste gibt es nicht.

20. Was kostet Unternehmenssoftware wirklich?

Der monatliche Grundpreis ist nur ein Teil. Mögliche weitere Kosten:

• zusätzliche Nutzer, Zusatzmodule und Erweiterungen,
• Speicher und Schnittstellen,
• Einrichtung, Datenübernahme und Einarbeitung,
• laufende Pflege,
• Zeit für doppelte Dateneingabe, wenn Systeme nicht zusammenspielen.

Was davon bei dir anfällt, hängt von deiner tatsächlichen Nutzung ab. Software-Abos können als Betriebsausgaben zählen; mehr dazu im Ratgeber Betriebsausgaben für Selbstständige.

21. Woran erkennst du, dass dein Programm nicht mehr passt?

• Du gibst Daten doppelt ein oder überträgst sie oft von Hand.
• Benötigte Funktionen oder Exporte fehlen.
• Dein Team kann nicht sinnvoll zusammenarbeiten.
• Deine Steuerberatung muss ständig manuell nacharbeiten.
• Dein Geschäftsmodell hat sich verändert, und wichtige Abläufe laufen außerhalb des Systems.

Passt dein Programm weiterhin, gibt es keinen Grund für einen Wechsel.

22. Checkliste vor der Softwareauswahl

Diese Fragen helfen dir, deine Anforderungen zu sortieren. Sie ergeben keine Entscheidung.

• Welche Arbeitsschritte möchte ich abbilden?
• Welche Funktionen sind für mich wirklich Pflicht – und was wäre nur angenehm?
• Welche Funktionen brauche ich heute nicht?
• Muss ich E-Rechnungen erstellen oder nur empfangen?
• Welche Belege und Geschäftsvorfälle müssen verarbeitet werden?
• Arbeite ich mit Steuerberatung, und welche Daten braucht sie?
• Brauche ich eine Bankanbindung?
• Muss ich Zeit erfassen – für Projekte oder für Beschäftigte?
• Arbeite ich allein oder im Team, und brauche ich Rollen und Rechte?
• Muss ich unterwegs arbeiten?
• Welche anderen Systeme müssen angebunden werden?
• Wie bekomme ich meine Daten wieder heraus?
• Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
• Welche Kosten entstehen für meine tatsächliche Nutzung?
• Reicht ein Programm, oder brauche ich mehrere?

23. Mit dem Software-Finder konkrete Anforderungen prüfen

Wenn du weißt, welche Funktionen für dich Pflicht sind und welche nur wünschenswert wären, kannst du sie im Software-Finder auswählen. Firmenplan gleicht deine Anforderungen mit veröffentlichten Produktdaten je Tarif ab. Der Finder bewertet nicht, vergibt keine Punkte und kürt keinen Testsieger. Fehlt zu einer Funktion eine belastbare Angabe, wird sie nicht als „nicht vorhanden“ gewertet.

24. Die vier Softwarebereiche gezielt vertiefen

• Rechnungsprogramme: Rechnungen und E-Rechnungen erstellen und nachverfolgen.
• Buchhaltungssoftware: Belege, Bankbewegungen und Geschäftsvorfälle verarbeiten.
• Auftragsprogramme: vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung.
• Zeiterfassung: Projekt- und Arbeitszeiten erfassen.

Fazit

Die passende Softwareausstattung beginnt nicht mit einem Produktnamen, sondern mit deinen Arbeitsabläufen. Wer allein und mit wenigen einfachen Vorgängen arbeitet, braucht etwas anderes als ein Unternehmen mit Mitarbeitern, Waren, mehreren Nutzern oder komplexen Auftragsabläufen.

Ziel ist nicht möglichst viel Software, sondern: notwendige Aufgaben zuverlässig abbilden, Daten nicht unnötig mehrfach pflegen, gesetzliche Anforderungen berücksichtigen, bei Bedarf wachsen können und die eigenen Daten wieder herausbekommen. Wenn deine Anforderungen klar sind, hilft dir der Software-Finder beim nächsten Schritt.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Datenschutzberatung. Dieser Artikel enthält keine Empfehlung für ein bestimmtes Programm.