Stundensatz berechnen: So kalkulierst du als Selbstständiger richtig

1. Was ist ein realistischer Stundensatz?

Ein Stundensatz ist zunächst ein Preis für eine Leistungseinheit.

Für die Planung solltest du zwei Fragen trennen:

1. Was muss durchschnittlich je abrechenbarer Stunde erwirtschaftet werden?
2. Welchen Preis kannst und möchtest du Kunden tatsächlich anbieten?

Die interne Kalkulation ist nicht dasselbe wie der Marktpreis.

2. Warum dein gewünschter Monatsbetrag nicht dein Stundensatz ist

Angenommen, du möchtest privat 3.000 € pro Monat zur Verfügung haben.

3.000 € × 12 = 36.000 € pro Jahr

36.000 € privat verfügbar sind nicht automatisch:

• 36.000 € Unternehmensgewinn
• 36.000 € Umsatz
• 36.000 € fakturiertes Honorar

Zwischen Unternehmensgewinn und privat verfügbarem Einkommen können je nach Situation persönliche Belastungen liegen, zum Beispiel Einkommensteuer, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und gegebenenfalls weitere relevante Belastungen. Betriebliche Kosten sind zusätzlich zu berücksichtigen.

Dein privates Ziel ist eine Planungsgröße, nicht automatisch Umsatz oder Gewinn.

3. Was muss dein Stundensatz finanzieren?

Langfristig kann deine Kalkulation unter anderem folgende Größen berücksichtigen:

• betriebliche Kosten
• gewünschtes privat verfügbares Einkommen
• Einkommensteuer
• Kranken- und Pflegeversicherung
• gegebenenfalls Solidaritätszuschlag
• gegebenenfalls Kirchensteuer
• bei Gewerbetreibenden gegebenenfalls Gewerbesteuer
• weitere persönliche Vorsorge- oder Zahlungsverpflichtungen, sofern sie für die individuelle Planung relevant sind

§ 4 Abs. 4 EStG definiert Betriebsausgaben als Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. (Quelle: § 4 Einkommensteuergesetz (EStG))

Nicht alle genannten Belastungen werden vom Firmenplan-Rechner modelliert.

4. Arbeitszeit ist nicht gleich abrechenbare Zeit

40 Wochenstunden bedeuten nicht automatisch 40 fakturierbare Stunden.

Interne Arbeit kann für dein Unternehmen notwendig sein, ohne unmittelbar einem Kunden berechnet zu werden. Wie groß dieser Anteil ist, hängt von deinem Geschäftsmodell ab; eine pauschale Quote gibt es nicht.

5. Wie viele Arbeitswochen hast du tatsächlich?

Für deine individuelle Planung können deine verfügbaren Arbeitswochen beeinflusst werden durch:

• Urlaub
• Feiertage
• Krankheit
• Weiterbildung
• sonstige geplante Ausfallzeiten

Eine feste Zahl, die für alle Selbstständigen passt, gibt es nicht.

6. Welche Tätigkeiten sind nicht direkt abrechenbar?

• Kundengewinnung
• Angebote
• Buchhaltung
• Rechnungen
• Terminplanung
• E-Mails
• Marketing
• Websitepflege
• Weiterbildung
• interne Organisation
• Vor- und Nachbereitung

Die Abrechnungsweise hängt vom Geschäftsmodell ab. Nicht jede Tätigkeit muss zwingend separat auf einer Rechnung erscheinen. (Quelle: Anfertigung eines Businessplans)

7. So bestimmst du deine abrechenbare Jahreskapazität

Eine grundlegende Beziehung für die Kapazitätsplanung lautet:

Wochenstunden × Arbeitswochen = jährliche Arbeitsstunden

Beispiel:

35 Stunden/Woche × 46 Arbeitswochen = 1.610 Arbeitsstunden/Jahr

Rein illustrativ könnten davon 1.000 Stunden als abrechenbare Stunden geplant werden.

Deine individuelle abrechenbare Kapazität musst du aus deinen eigenen Annahmen bestimmen.

8. Warum eine pauschale Auslastungsquote problematisch ist

Eine Aussage wie „Als Selbstständiger kannst du 60 % deiner Zeit abrechnen“ ist nicht allgemein gültig.

Der abrechenbare Anteil kann je nach Geschäftsmodell, Tätigkeit, Kundenstruktur und Unternehmensphase stark abweichen. Firmenplan stellt deshalb keine universelle Quote als Wahrheit dar.

9. Vom privaten Ziel zum benötigten Umsatz

Eine vereinfachte Planungsdarstellung lautet:

Diese Kette ist eine vereinfachte Planungsdarstellung. Nicht jeder Fall lässt sich exakt linear so berechnen. Insbesondere ist die Einkommensteuer kein konstanter Prozentsatz des Umsatzes.

Die Faustregel „Privatbedarf × 2 = Umsatz“ ist nicht allgemein gültig.

Mehr dazu in den Ratgebern Wie viel Umsatz muss ich als Selbstständiger machen? und Umsatz, Gewinn und Einkommen.

10. Vom benötigten Umsatz zum Stundensatz

benötigter Umsatz ÷ abrechenbare Stunden = durchschnittlich benötigter Umsatz je abrechenbarer Stunde

Das ist eine Planungsbeziehung. Sie bedeutet nicht, dass jeder einzelne Auftrag exakt zu diesem Satz verkauft werden muss.

11. Vereinfachtes Rechenbeispiel

Benötigter Jahresumsatz: 72.000 €

Abrechenbare Stunden: 900

72.000 € ÷ 900 h = 80 €/h

Im vereinfachten Beispiel müssten die 900 abrechenbaren Stunden im Durchschnitt 80 € Umsatz pro Stunde erzeugen, um 72.000 € Umsatz zu erreichen.

12. Erforderlicher Stundensatz und Verkaufspreis sind nicht dasselbe

Eine interne Kalkulation von 80 €/h ist ein Planungswert unter den verwendeten Annahmen.

Der tatsächliche Angebotspreis kann beeinflusst werden durch:

• Leistung
• Kundengruppe
• Wettbewerb
• Spezialisierung
• wahrgenommenen Nutzen
• Vertragsmodell
• Verhandlung
• Nachfrage

Aus dieser internen Kalkulation folgt keine Preisempfehlung oder Marktspanne.

13. Was passiert, wenn du weniger abrechenbare Stunden hast?

72.000 € ÷ 900 h = 80 €/h

72.000 € ÷ 720 h = 100 €/h

Bei gleichem benötigtem Umsatz führt eine geringere abrechenbare Kapazität rechnerisch zu einem höheren benötigten Durchschnittserlös je abrechenbarer Stunde. Das ist keine Aussage über die tatsächliche Nachfrage.

14. Was passiert, wenn deine betrieblichen Kosten steigen?

Bei sonst gleichen Annahmen müssen höhere relevante Betriebskosten grundsätzlich finanziert werden. Das kann einen höheren benötigten Umsatz und bei gleicher Kapazität einen höheren erforderlichen Durchschnittssatz bedeuten.

Das ist keine universell lineare Steuer- oder Nettoformel.

15. Was passiert, wenn du deinen Stundensatz erhöhst?

Ein höherer Preis kann den Erlös je tatsächlich verkaufter Stunde erhöhen.

Der Jahresumsatz steigt dadurch aber nicht automatisch proportional. Verändern können sich:

• verkaufte Stunden
• Auftragsvolumen
• Nachfrage
• Kundenstruktur
• Rabatte
• Projektumfang

Preiserhöhung ≠ Umsatzprognose.

16. Stundensatz bei Projektpreisen und Pauschalen

Vereinfachtes Beispiel:

Projektpreis netto: 4.000 €

Geplanter Aufwand: 40 h

4.000 € ÷ 40 h = 100 €/h

Tatsächlicher Aufwand: 60 h

4.000 € ÷ 60 h ≈ 66,67 €/h

Das ist der interne Umsatz je eingesetzter Stunde im vereinfachten Beispiel. Projektpreise müssen deshalb nicht nach Stunden abgerechnet werden. Weder 100 €/h noch 66,67 €/h sind in diesem Beispiel der Gewinn.

17. Netto- oder Brutto-Stundensatz?

Für die Planungsbeispiele dieses Artikels werden Nettobeträge ohne die für eine Leistung gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer betrachtet.

§ 10 Abs. 1 UStG erklärt für Lieferungen und sonstige Leistungen grundsätzlich die Bemessung nach dem Entgelt; die für die Leistung gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer wird bei der Bestimmung des Entgelts abgezogen. (Quelle: § 10 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung kann vom jeweiligen Sachverhalt abhängen.

18. Warum Marktpreise nur ein Vergleichspunkt sind

Marktpreise liefern Orientierung über Angebote und Preise im Markt. Sie beantworten aber nicht automatisch, ob ein Preis für dein eigenes Unternehmen wirtschaftlich ausreicht.

Angenommen, ein interner erforderlicher Wert beträgt 90 €/h und ein hypothetisch erreichbarer Marktpreis 60 €/h. Daraus folgt nicht automatisch, dass das Geschäft unrentabel oder unmöglich ist.

Zu prüfen sind dann zum Beispiel:

• Kostenstruktur
• abrechenbare Kapazität
• Leistungsangebot
• Zielgruppe
• Preisgestaltung
• privates finanzielles Ziel

19. Häufige Fehler bei der Stundensatzkalkulation

• gewünschtes Privatnetto direkt zum Umsatz erklären
• alle Arbeitsstunden als abrechenbar behandeln
• Urlaub und Ausfallzeiten ignorieren
• Akquise und Verwaltung nicht berücksichtigen
• Betriebskosten vergessen
• Steuern pauschal mit beliebigem Prozentsatz ansetzen
• Kranken- und Pflegeversicherung ignorieren
• Umsatz und Gewinn verwechseln
• Konkurrenzpreis ungeprüft übernehmen
• erforderlichen Stundensatz mit garantiertem Marktpreis gleichsetzen

20. Wie oft solltest du deinen Stundensatz überprüfen?

Es gibt keine universelle Frequenz für eine neue Kalkulation.

Sie kann sinnvoll sein, wenn sich wesentliche Annahmen verändern, zum Beispiel:

• Betriebskosten
• privater Finanzbedarf
• Versicherungsbeiträge
• steuerliche Rahmenbedingungen
• Arbeitszeit
• Arbeitswochen
• abrechenbarer Anteil
• Leistungsangebot

Auch Abweichungen zwischen Planung und tatsächlicher Entwicklung können ein Anlass sein.

21. Was bedeutet das für dich?

1. Wie viel soll dir privat zur Verfügung stehen?
2. Welche persönlichen Belastungen sind für dich relevant?
3. Welchen Unternehmensgewinn muss dein Unternehmen dafür erwirtschaften?
4. Welche betrieblichen Kosten müssen zusätzlich finanziert werden?
5. Welchen Umsatz benötigt dein Unternehmen?
6. Wie viele Arbeitsstunden stehen tatsächlich zur Verfügung?
7. Wie viele davon kannst du realistisch abrechnen?
8. Welchen durchschnittlichen Erlös je abrechenbarer Stunde erfordert diese Planung?
9. Ist dieser Wert mit Angebot, Kapazität und Markt vereinbar?

Das ist eine Planungslogik, keine Garantie.

Deine Angaben werden nicht automatisch aus diesem Ratgeber übernommen.

Checkliste: Stundensatz vollständig geplant?

• Privates Jahresziel festgelegt?
• Betriebskosten erfasst?
• Relevante persönliche Belastungen berücksichtigt?
• Umsatz und Gewinn getrennt?
• Arbeitswochen realistisch angesetzt?
• Wochenarbeitszeit realistisch angesetzt?
• Urlaub berücksichtigt?
• Mögliche Ausfallzeiten bedacht?
• Interne Tätigkeiten berücksichtigt?
• Akquisezeit berücksichtigt?
• Abrechenbare Kapazität realistisch eingeschätzt?
• Netto und Brutto sauber getrennt?
• Projektpreise intern auf Zeitbedarf geprüft?
• Marktpreis und erforderlichen Stundensatz getrennt betrachtet?
• Annahmen dokumentiert und später überprüfbar?

Fazit: Der Stundensatz beginnt beim eigenen Geschäftsmodell

Ein sinnvoll kalkulierter Stundensatz beginnt nicht damit, was andere verlangen.

Er beginnt mit dem eigenen Geschäftsmodell.

Die vereinfachte Logik lautet:

Danach folgt die zweite Prüfung:

„Passt dieser rechnerisch erforderliche Wert zu meinem Angebot und zu dem Markt, in dem ich verkaufen möchte?“

Daraus entsteht nicht automatisch ein objektiv richtiger Preis.