Mitarbeiterkosten berechnen: Was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Was kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber wirklich?

Bei den Kosten eines Mitarbeiters lassen sich drei Ebenen unterscheiden:

• Bruttogehalt: das vereinbarte Bruttoarbeitsentgelt.
• Direkte Arbeitgeberkosten: Bruttogehalt plus die gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge und Umlagen.
• Gesamte betriebliche Personalkosten: direkte Arbeitgeberkosten plus weitere betriebliche Kosten der Beschäftigung.

Zu den direkten Arbeitgeberkosten zählen im aktuellen Firmenplan-Modell:

• Bruttogehalt
• Arbeitgeberanteil Krankenversicherung einschließlich hälftigem Zusatzbeitrag
• Arbeitgeberanteil Pflegeversicherung
• Arbeitgeberanteil Rentenversicherung
• Arbeitgeberanteil Arbeitslosenversicherung
• U1
• U2
• Insolvenzgeldumlage
• Planungswert gesetzliche Unfallversicherung

Weitere betriebliche Personalkosten können beispielsweise Arbeitsplatz, Hardware, Software, Recruiting oder Weiterbildung umfassen.

Welche Kosten gehören zu einer Einstellung?

Zu einer Einstellung gehören zunächst das Bruttogehalt und die gesetzlichen Arbeitgeberabgaben. Daneben können weitere betriebliche Kosten entstehen, zum Beispiel:

• Arbeitsplatz/Büro
• Hardware
• Software
• Telefon
• Recruiting
• Einarbeitung
• Weiterbildung
• Arbeitskleidung
• Reisekosten
• Benefits
• betriebliche Altersversorgung
• Dienstwagen
• externe Lohnabrechnung

Welche dieser Kosten in welcher Höhe anfallen, hängt von deinem Unternehmen und der Stelle ab. Eine pauschale Zusatzquote lässt sich dafür nicht sinnvoll angeben. Diese Kosten werden vom öffentlichen Mitarbeiterkosten-Rechner nicht modelliert.

Welche Sozialversicherungsbeiträge zahlt der Arbeitgeber 2026?

In Sachsen beträgt der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung grundsätzlich 1,3 % statt 1,8 %. Die Prozentsätze werden außerdem nicht unbegrenzt auf jedes Gehalt angewendet: Die Beitragsbemessungsgrenzen sind zu beachten. (Quelle: Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV), Beitragssatz)

Die Tabelle zeigt nur die Beitragssätze der Sozialversicherung. Umlagen und gesetzliche Unfallversicherung kommen gesondert hinzu.

Wie funktioniert der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung?

Der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung beträgt 2026 14,6 %. Der reguläre Arbeitgeberanteil daraus beträgt 7,3 %. Hinzu kommt der Zusatzbeitrag. Er ist kassenindividuell; der Arbeitgeber beteiligt sich grundsätzlich zur Hälfte am kassenindividuellen Zusatzbeitrag. (Quelle: Beiträge der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV))

Der für 2026 amtlich bekanntgegebene durchschnittliche Zusatzbeitragssatz beträgt 2,9 %. Firmenplan verwendet 2,9 % als voreingestellten Planungswert. Für eine genauere Berechnung solltest du den Zusatzbeitrag der tatsächlichen Krankenkasse des Beschäftigten eintragen.

Was gilt bei der Pflegeversicherung in Sachsen?

Der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung beträgt 2026 3,6 %. Der reguläre Arbeitgeberanteil außerhalb Sachsens beträgt 1,8 %, in Sachsen 1,3 %. (Quelle: Finanzierung der Pflegeversicherung)

Den Kinderlosenzuschlag trägt der Arbeitnehmer. Abschläge für Kinder verändern den Arbeitgeberanteil nicht: Er bleibt unabhängig von der Zahl berücksichtigungsfähiger Kinder grundsätzlich bei 1,8 %, in Sachsen bei 1,3 %.

Was sind Beitragsbemessungsgrenzen?

Die Beitragsbemessungsgrenze begrenzt das Arbeitsentgelt, das für den jeweiligen Versicherungszweig zur Beitragsberechnung berücksichtigt wird. Liegt das Gehalt darüber, wird der übersteigende Teil in diesem Zweig nicht mehr verbeitragt.

Welche Beitragsbemessungsgrenzen gelten 2026?

(Quelle: Sozialversicherungsrechengrößen 2026)

• 4.000 € Monatsbrutto: unter beiden Grenzen.
• 7.000 € Monatsbrutto: Kranken- und Pflegeversicherung gedeckelt; Renten- und Arbeitslosenversicherung noch nicht.
• 10.000 € Monatsbrutto: Kranken- und Pflegeversicherung sowie Renten- und Arbeitslosenversicherung oberhalb ihrer jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.

Der prozentuale Arbeitgeberaufschlag kann bei höheren Gehältern deshalb sinken, weil mehrere Beitragsbestandteile gedeckelt sind. Das gilt aber nicht für sämtliche Arbeitgeberkosten: Insbesondere der Firmenplan-Planungswert zur Unfallversicherung wird in der aktuellen Berechnung auf das volle Brutto angewendet.

Was ist der Unterschied zwischen BBG und Jahresarbeitsentgeltgrenze?

Die Beitragsbemessungsgrenze ist nicht mit der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) zu verwechseln. Die allgemeine JAEG beträgt 2026 77.400 € jährlich. Das entspricht rechnerisch 6.450 € monatlich. Bei Beschäftigten oberhalb dieser Grenze kann sich der Krankenversicherungsstatus ändern. Ob tatsächlich Versicherungsfreiheit eintritt, hängt von der konkreten Beschäftigung und der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts ab. Der Firmenplan-Mitarbeiterkostenrechner ermittelt diesen Versicherungsstatus nicht und bildet keine private Krankenversicherung oder daraus folgende Arbeitgeberzuschüsse ab. (Quelle: Jahresarbeitsentgeltgrenze)

Was sind U1 und U2?

U1 dient dem Ausgleich bestimmter Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Am U1-Verfahren nehmen grundsätzlich Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Die 30-Arbeitnehmer-Grenze ist dabei keine reine Kopfzahl; für ihre Ermittlung gelten gesetzliche Besonderheiten. Den Umlagesatz legt die zuständige Krankenkasse fest. (Quelle: Ausgleichsverfahren U1)

Firmenplan verwendet für U1 standardmäßig 2,5 %. Das ist ein Planungswert, kein gesetzlicher Einheitssatz. Der Rechner prüft nicht automatisch, ob für dein Unternehmen die U1-Pflicht besteht.

U2 dient dem Ausgleich bestimmter Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit Mutterschaft. Am U2-Verfahren nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil – unabhängig von der Betriebsgröße. Den Umlagesatz legen die Krankenkassen in ihren Satzungen fest. (Quelle: Ausgleichsverfahren U2)

Firmenplan verwendet für U2 standardmäßig 0,45 %. Auch das ist ein Planungswert, kein allgemeiner gesetzlicher Einheitssatz.

Was ist die Insolvenzgeldumlage?

Der Umlagesatz der Insolvenzgeldumlage beträgt 0,15 %. Er gilt seit dem 01.01.2025 und damit auch 2026. Die Umlage wird grundsätzlich von insolvenzfähigen Arbeitgebern unabhängig von der Betriebsgröße getragen. Es bestehen gesetzliche Ausnahmen, zum Beispiel für bestimmte Arbeitgeber der öffentlichen Hand und Privathaushalte. (Quelle: Insolvenzgeldumlage)

Der Firmenplan-Rechner berücksichtigt 0,15 % als festen 2026-Parameter.

Was kostet die gesetzliche Unfallversicherung?

Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften richtet sich die Beitragshöhe insbesondere nach dem Arbeitsentgelt, der Gefahrklasse und dem Beitragsfuß, der sich aus dem Finanzbedarf ergibt. Die DGUV beschreibt die Grundformel: (Quelle: Beitragsberechnung)

Beitrag = Arbeitsentgelt × Gefahrklasse × Beitragsfuß / 1.000

Im Einzelfall können trägerspezifische Besonderheiten hinzukommen. Der Firmenplan-Rechner verwendet 1 % als veränderbaren Planungswert. 1 % ist kein gesetzlicher Einheitssatz und kein allgemeiner Durchschnittswert für 2026.

Wie viel kostet ein Mitarbeiter mit 4.000 € Bruttogehalt?

Das Jahresbrutto beträgt 48.000 €, die jährlichen gesamten Arbeitgeberkosten betragen 60.120 €. Der Arbeitgeberaufschlag liegt in diesem Beispiel bei 25,25 %.

Die klassischen Arbeitgeberanteile – Krankenversicherung inklusive halbem 2,9-%-Zusatzbeitrag, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung – ergeben unter diesen Annahmen 21,15 %. Die Differenz zu 25,25 % entsteht im Firmenplan-Beispiel durch U1 2,5 %, U2 0,45 %, die Insolvenzgeldumlage 0,15 % und den Planungswert Unfallversicherung 1 %.

Welche weiteren Personalkosten können entstehen?

Diese Kosten werden vom öffentlichen Firmenplan-Mitarbeiterkostenrechner nicht berücksichtigt. Erfasse sie für deine Planung einzeln, statt eine pauschale Zusatzquote anzusetzen.

Wie wirken Urlaub, Krankheit und Feiertage auf die Kalkulation?

Urlaub: Beschäftigte haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub; das Urlaubsentgelt richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz. (Quelle: § 11 BUrlG) Urlaubstage solltest du deshalb nicht zusätzlich noch einmal als „Extra-Gehalt“ auf das Jahresgehalt schlagen.

Feiertage: Für Arbeitszeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertags ausfällt, ist grundsätzlich das Arbeitsentgelt zu zahlen. (Quelle: § 2 EntgFG)

Krankheit: Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen grundsätzlich ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen. Der Anspruch entsteht nach den gesetzlichen Voraussetzungen. (Quelle: § 3 EntgFG) Bei teilnehmenden Arbeitgebern kann U1 einen Teil der entsprechenden Arbeitgeberaufwendungen ausgleichen.

Bezahlte Ausfallzeiten sind nicht automatisch zusätzliche Monatsgehälter. Sie können aber die wirtschaftlich verfügbare bzw. produktive Arbeitszeit reduzieren.

Der öffentliche Mitarbeiterkosten-Rechner modelliert keine Urlaubstage, keine Krankheitstage, keine Feiertage und keine produktiven oder fakturierbaren Stunden.

Wie berechnet man Kosten pro produktiver Stunde?

Betriebswirtschaftlich lassen sich Personalkosten auf die produktive Zeit umlegen:

Kosten pro produktiver Stunde = relevante Jahreskosten / produktive Jahresstunden

40 € sind deshalb nicht automatisch ein sinnvoller Verkaufspreis. Gemeinkosten, weitere variable Kosten und Gewinnziel sind dadurch nicht zwangsläufig abgedeckt. Wie du einen tragfähigen Preis ermittelst, erklärt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Der öffentliche Mitarbeiterkosten-Rechner berechnet keine produktiven Stunden und keine Kosten pro produktiver Stunde.

Wie viel zusätzlichen Umsatz muss ein Mitarbeiter erwirtschaften?

Mitarbeiterkosten sind nicht automatisch identisch mit erforderlichem Mehrumsatz. Denn aus zusätzlichem Umsatz steht nach variablen Kosten nur der Deckungsbeitrag zur Deckung der zusätzlichen Kosten zur Verfügung.

Bei 100.000 € zusätzlichem Umsatz und 60 % Deckungsbeitragsquote entstehen in diesem vereinfachten Beispiel 60.000 € Deckungsbeitrag zur Deckung der zusätzlichen Kosten.

Warum ist der Deckungsbeitrag wichtiger als Umsatz allein?

Mitarbeiterkosten und erforderlicher Mehrumsatz sind unterschiedliche Größen.

Umsatz allein sagt nicht, wie viel davon zur Deckung zusätzlicher Kosten übrig bleibt. Entscheidend ist der Deckungsbeitrag, der nach den variablen Kosten verbleibt. Wie du ihn berechnest, zeigt der Ratgeber Deckungsbeitrag und Break-even. Wie du dein Umsatzziel insgesamt einordnest, erklärt Wie viel Umsatz muss ich als Selbstständiger machen?.

Eine Deckungsbeitragsrechnung ist dabei ein wichtiger Baustein, beurteilt die Wirtschaftlichkeit einer Einstellung aber nicht allein abschließend.

Was gilt bei Minijob und Midijob?

2026 liegt die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 € monatlich. (Quelle: Minijob mit Verdienstgrenze) Der Midijob bzw. Übergangsbereich reicht von 603,01 € bis 2.000 € monatlich. (Quelle: Midijob) Für diese Beschäftigungen gelten besondere Beitragsregeln.

Der öffentliche Firmenplan-Mitarbeiterkostenrechner unterstützt Bruttogehälter bis einschließlich 2.000 € nicht. Er berechnet deshalb weder Minijobs noch Midijobs.

Am Rande: Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 01.01.2026 13,90 € brutto je Zeitstunde, nach geltender Regelung ab dem 01.01.2027 14,60 € brutto je Zeitstunde. (Quelle: Der gesetzliche Mindestlohn)

Auch weitere Sonderfälle wie Werkstudenten, kurzfristige Beschäftigungen, Auszubildende und privat Krankenversicherte liegen außerhalb des normalen Umfangs des öffentlichen Rechners.

Was solltest du vor der ersten Einstellung kalkulieren?

1. Welches Bruttogehalt soll vereinbart werden?
2. Welcher Zusatzbeitrag gilt bei der Krankenkasse?
3. Liegt der Beschäftigungsort in Sachsen?
4. Greifen Beitragsbemessungsgrenzen?
5. Besteht für dein Unternehmen die U1-Pflicht?
6. Welcher U1-Satz gilt gegebenenfalls tatsächlich?
7. Welcher U2-Satz gilt?
8. Welcher Unfallversicherungsbeitrag bzw. Planungswert ist realistisch?
9. Welche einmaligen Kosten entstehen durch Recruiting und Einrichtung?
10. Welche laufenden Kosten entstehen für Arbeitsplatz, Software und Ausstattung?
11. Welche produktive Arbeitskapazität erwartest du realistisch?
12. Welche zusätzliche Leistung, Kapazität oder welcher Umsatz soll durch die Einstellung ermöglicht werden?
13. Welcher Deckungsbeitrag verbleibt aus zusätzlichem Umsatz?
14. Wie verändert sich die monatliche Liquiditätsbelastung?

Diese Liste ist keine Lohnabrechnung und kein rechtlicher Prüfkatalog. Sie dient dazu, die wirtschaftliche Entscheidung strukturiert vorzubereiten.

Häufige Kalkulationsfehler

Was bedeutet das für dich?

Wenn du eine Einstellung planst, solltest du nicht versuchen, mit einer einzigen Faustregel eine scheinbar exakte Zahl zu erzeugen.

Beginne mit dem Bruttogehalt und den direkten Arbeitgeberabgaben. Passe anschließend die veränderbaren Planungswerte – insbesondere Zusatzbeitrag, U1, U2 und Unfallversicherung – an deine tatsächliche Situation an.

Danach ergänzt du die Kosten, die der Rechner bewusst nicht kennt: beispielsweise Hardware, Software, Recruiting oder Arbeitsplatz.

Erst anschließend stellst du die wirtschaftliche Gegenfrage: Welche zusätzliche Leistung, Kapazität oder welcher Deckungsbeitrag muss durch die Einstellung entstehen, damit dein Unternehmen die zusätzlichen Kosten tragen kann?

So wird aus einer Lohnkostenrechnung eine Unternehmensentscheidung.

Checkliste: Mitarbeiterkosten realistisch kalkulieren

• Bruttogehalt festlegen
• Beschäftigungsart prüfen
• Krankenkassen-Zusatzbeitrag prüfen
• Beschäftigungsort / Sachsen beachten
• Beitragsbemessungsgrenzen berücksichtigen
• U1-Pflicht prüfen
• tatsächlichen U1-Satz prüfen
• tatsächlichen U2-Satz prüfen
• Unfallversicherung realistisch einschätzen
• einmalige Recruitingkosten erfassen
• Arbeitsplatz und Hardware erfassen
• laufende Software- und Verwaltungskosten erfassen
• produktive Arbeitskapazität realistisch einschätzen
• zusätzlichen Deckungsbeitrag bzw. wirtschaftlichen Nutzen planen
• monatliche Liquiditätsbelastung prüfen

Der Rechner ist für reguläre Beschäftigungen mit einem Monatsbrutto über 2.000 € unter den ausgewiesenen Modellannahmen ausgelegt. Minijobs, Midijobs und weitere Sonderfälle sowie Arbeitsplatz-, Hardware- und sonstige betriebliche Folgekosten sind nicht Bestandteil dieser Berechnung. Bei Entgelten oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze kann sich der Krankenversicherungsstatus ändern. Der Rechner ermittelt diesen Status nicht; private Krankenversicherung und daraus folgende Arbeitgeberzuschüsse werden nicht modelliert.

Fazit: Das Bruttogehalt ist erst der Anfang

Die Kosten eines Mitarbeiters beginnen beim Bruttogehalt, enden dort aber nicht.

Im 4.000-€-Beispiel ergeben sich unter den definierten Firmenplan-Annahmen 5.010 € monatlich beziehungsweise 60.120 € jährlich. Diese Zahl ist keine allgemeingültige Pauschale: Zusatzbeitrag, U1, U2 und Unfallversicherung können abweichen, und weitere betriebliche Kosten können hinzukommen.

Trenne deshalb drei Fragen:

• Was beträgt das Bruttogehalt?
• Was kostet die Beschäftigung mein Unternehmen insgesamt?
• Welchen zusätzlichen wirtschaftlichen Beitrag muss die Einstellung leisten, damit diese Kosten getragen werden?

Stand der gesetzlichen und sozialversicherungsrechtlichen Angaben: 24. September 2026. Der Artikel dient der allgemeinen Orientierung und Unternehmensplanung. Beitragssätze, Umlagen, Versicherungsstatus und individuelle Beschäftigungskonstellationen können abweichen. Firmenplan ersetzt keine individuelle Lohnabrechnung, Rechts-, Steuer- oder Sozialversicherungsberatung.