Worum es geht
Ein Reinigungsbetrieb verkauft keine einzelnen Aufträge, sondern wiederkehrende Leistungen: an festen Tagen, in einem festen Umfang, zu einem vereinbarten Preis. Kalkuliert wird deshalb meist auf das Jahr und dann auf Einsatz, Stunde oder Monat heruntergebrochen.
Bezahlte Stunden und Objektstunden
Objektstunden sind die Personalstunden, die direkt im Objekt geleistet werden. Arbeiten zwei Reinigungskräfte je drei Stunden, sind das sechs Objektstunden – auch wenn nur drei Uhrstunden vergehen.
Bezahlte Stunden umfassen zusätzlich alle Zeiten, die der Betrieb vergütet, ohne dass im Objekt gereinigt wird: Anfahrt zwischen Objekten, Rüsten, Material holen, Schlüsselübergabe. Personalkosten entstehen für die bezahlten Stunden, der Kunde bezahlt aber für die Leistung im Objekt. Diese Lücke muss der Preis decken.
Welche Kosten ein Objekt tragen muss
- Personalkosten je bezahlter Stunde – Lohn plus Arbeitgeberkosten.
- Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial, das dem Objekt zugeordnet ist.
- Anteilige Gemeinkosten – Fahrzeuge, Maschinen, Versicherungen, Büro, Einsatzplanung.
- Gewinnziel für Risiko, Rücklagen und Investitionen.
Beispiel: Unterhaltsreinigung eines Büroobjekts
Das Beispiel ist fiktiv, alle Beträge sind netto ohne Umsatzsteuer. Es ist eine redaktionelle Objektkalkulation und nicht die Rechenlogik eines Firmenplan-Rechners.
Arbeitsumfang
5 Reinigungstage pro Woche, 48 Einsatzwochen, je Tag 6 Objektstunden (z. B. zwei Kräfte × drei Stunden) und 1 zusätzliche bezahlte Stunde Fahrt- und Rüstzeit für den gesamten Einsatz – nicht je Reinigungskraft.
| Größe | Ergebnis |
|---|---|
| Reinigungseinsätze5 × 48 | 240 |
| Objektstunden240 × 6 | 1.440 h |
| Zusätzliche bezahlte Stunden240 × 1 | 240 h |
| Bezahlte Stunden insgesamt1.440 + 240 | 1.680 h |
Kosten und kalkulatorischer Objektpreis
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personalkosten: 1.680 h × 26,00 € | 43.680,00 € |
| Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial | 2.400,00 € |
| Zugeordnete Gemeinkosten | 9.600,00 € |
| Zusätzliches Gewinnziel | 4.800,00 € |
| Kalkulatorischer Netto-Jahrespreis | 60.480,00 € |
- Je Reinigungseinsatz
- 252,00 €
- 60.480,00 € ÷ 240
- Je Objektstunde
- 42,00 €
- 60.480,00 € ÷ 1.440
- Je Monat (12 gleiche Raten)
- 5.040,00 €
- 60.480,00 € ÷ 12
Zwölf gleiche Monatsraten heißen nicht, dass in jedem Kalendermonat gleich viele Einsätze stattfinden – die Rate verteilt den Jahresumfang nur gleichmäßig.
Auslastung und Vertragsbedingungen
Gemeinkosten fallen auch an, wenn ein Objekt wegfällt. Je weniger Objekte sie tragen, desto höher wird der Anteil je Objekt. Vertragsdetails wirken direkt auf die Rechnung: Werden Einsätze an Feiertagen nachgeholt? Ist eine Vertretung zugesagt? Gilt die Pauschale auch in Betriebsferien des Kunden? Jede dieser Fragen verändert Einsätze, bezahlte Stunden oder Kosten.
Typische Kalkulationsfehler in der Reinigung
- Bruttolohn statt Arbeitgeber-Gesamtkosten ansetzen
- Wer nur den Lohn kalkuliert, vergisst Arbeitgeberbeiträge und weitere Personalkosten – der Preis liegt dann von Anfang an zu niedrig.
- Fahrt- und Rüstzeiten vergessen
- Bezahlte Zeit für Anfahrt, Material holen oder Schlüsselübergabe fällt bei jedem Einsatz an und summiert sich über das Jahr.
- Objektstunden mit bezahlten Stunden verwechseln
- Am Objekt geleistete Stunden sind nur ein Teil der bezahlten Zeit. Personalkosten richten sich nach den bezahlten Stunden.
- Urlaub, Krankheit und Vertretung nicht einplanen
- Ist eine tägliche Reinigung zugesagt, muss jemand einspringen. Die Kosten dafür müssen irgendwo in der Kalkulation stehen.
- Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial unterschätzen
- Kleine Beträge je Einsatz werden bei 240 Einsätzen im Jahr zu einem spürbaren Kostenblock.
- Gemeinkosten falsch auf Objekte verteilen
- Bekommt jedes Objekt pauschal zu wenig Gemeinkosten zugeordnet, deckt die Summe aller Objekte die Fixkosten nicht.
- Kosten doppelt ansetzen
- Fahrzeugkosten in den Gemeinkosten und zusätzlich als eigene Objektposition, oder Material in den Personalkosten und noch einmal separat.
- Monatspauschalen ohne Jahresumfang kalkulieren
- Eine Monatspauschale muss aus dem tatsächlichen Jahresumfang abgeleitet sein. Sonst fehlen Einsätze oder Wochen in der Rechnung.
Passende Firmenplan-Rechner
Die Rechner sind eigenständige Werkzeuge. Werte werden nicht automatisch übertragen.
- MitarbeiterkostenErmittelt Arbeitgeber-Gesamtkosten einer regulären Stelle – Grundlage für die Personalkosten je bezahlter Stunde. Minijobs und Übergangsbereich bildet er nicht ab.
- Abrechenbare StundenZeigt, wie viele Arbeitstage nach Feiertagen und Urlaub je Person bleiben – hilfreich für Vertretungs- und Kapazitätsplanung.
- StundenverrechnungssatzLegt die Jahreskosten des ganzen Betriebs auf alle verrechenbaren Stunden um. Er rechnet betriebsweit, nicht je Objekt wie das Beispiel auf dieser Seite.
- Projekt kalkulierenFür einmalige Leistungen wie eine Grund- oder Bauendreinigung. Wiederkehrende Objektverträge bildet er nicht eigens ab.
- Break-evenZeigt, ab welcher Menge die Fixkosten des Betriebs gedeckt sind – etwa wie viele Objekte nötig sind.
- KapitalbedarfFür Gründung oder Wachstum mit Fahrzeugen, Maschinen und Ausstattung: wie viel Geld bis zur tragfähigen Anlaufphase nötig ist.
Häufige Fragen
Warum rechnet das Beispiel mit Personalkosten statt mit dem Stundenlohn?
Weil der Betrieb mehr bezahlt als den Bruttolohn: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und weitere Personalkosten kommen hinzu. Je nach Betrieb gehören auch bezahlte Abwesenheiten dazu, sofern sie nicht an anderer Stelle eingeplant sind.
Muss die Fahrtzeit zwischen Objekten bezahlt werden?
Das hängt vom Arbeitsvertrag, von geltenden Tarif- oder Mindestarbeitsbedingungen und vom konkreten Einsatz ab. Diese Seite trifft dazu keine rechtliche Aussage. Für die Kalkulation zählt: Jede Zeit, die du bezahlst, gehört in die bezahlten Stunden.
Ist ein Preis je Objektstunde dasselbe wie ein Stundenverrechnungssatz?
Nicht ganz. Der Preis je Objektstunde im Beispiel verteilt den Jahrespreis eines einzelnen Objekts auf die dort geleisteten Stunden. Der Stundenverrechnungssatz-Rechner verteilt die Kosten des ganzen Betriebs auf alle verrechenbaren Stunden. Beide Größen ergänzen sich.
Wie verteile ich Gemeinkosten auf mehrere Objekte?
Mit einem nachvollziehbaren Schlüssel, etwa nach Objektstunden. Wichtig ist, dass die Summe über alle Objekte die Gemeinkosten des Betriebs genau einmal ergibt – nicht mehr und nicht weniger.
Ist der kalkulierte Objektpreis der Angebotspreis?
Er ist eine interne Untergrenze aus deinen eigenen Zahlen. Ob du ihn erzielst, hängt von Region, Leistungsumfang und Wettbewerb ab. Marktübliche Preise nennt Firmenplan nicht.