Preise kalkulieren als Selbstständiger: Kosten, Arbeitszeit und Marge

1. Was bedeutet Preiskalkulation?

Preiskalkulation bedeutet in diesem Artikel, die wirtschaftlichen Grundlagen eines Angebots oder einer Leistung systematisch zu erfassen: Welche Kosten entstehen, wie viel eigene Zeit steckt darin und welche Beträge müssen insgesamt erwirtschaftet werden? (Quelle: Preisgestaltung)

Wichtig ist die Trennung zweier Fragen: Die Kalkulationsbasis ist nicht automatisch der Verkaufspreis. Eine allgemeingültige Preisformel oder einen Zuschlag, den jeder verwenden müsste, gibt es nicht. Wie du einen Preis tatsächlich festlegst, hängt zusätzlich von Markt, Zielgruppe und Angebot ab.

2. Welche Größen solltest du kennen?

Für eine nachvollziehbare Kalkulation helfen dir unter anderem diese Größen:

• direkte beziehungsweise variable Kosten
• laufende beziehungsweise fixe Kosten
• eigene Arbeitszeit
• verfügbare und abrechenbare Kapazität
• auftragsbezogene Fremdleistungen und weitere direkte Projektkosten
• ein wirtschaftlicher Überschuss als Planungsgröße
• Markt, Kundennutzen, Wettbewerb und Positionierung

Diese Größen wirken nicht alle auf dieselbe Art. Manche lassen sich einem einzelnen Auftrag direkt zurechnen, andere – etwa laufende Fixkosten – müssen über viele Aufträge hinweg insgesamt getragen werden. Markt und Kundennutzen sind keine Kostenpositionen, sondern eine eigene Perspektive. (Quelle: Finden Sie Ihren Preis) Wie du fixe und variable Kosten unterscheidest, erklärt der Artikel Fixkosten und variable Kosten.

3. Eigene Arbeitszeit und abrechenbare Kapazität

Für Solo-Selbstständige kann die eigene Arbeitszeit eine zentrale interne Kalkulationsgröße sein. Du kannst sie intern mit einem Kalkulationssatz bewerten. Dieser Wert ist aber nicht automatisch eine steuerliche Betriebsausgabe, kein tatsächlicher Geldabfluss und auch kein Marktpreis.

Außerdem ist Arbeitszeit nicht automatisch abrechenbare Zeit. Nicht jede Arbeitsstunde lässt sich einem Kunden in Rechnung stellen. Nicht oder nicht unmittelbar fakturierbar sind zum Beispiel:

• Akquise
• Verwaltung
• Organisation
• Weiterbildung
• Urlaub
• Krankheit
• Leerlauf

Wie hoch dein abrechenbarer Anteil ist, hängt von deiner Tätigkeit und deinem Alltag ab; eine allgemeingültige Auslastungsquote gibt es nicht. Hintergründe findest du im Artikel Stundensatz berechnen. Mit dem Rechner für abrechenbare Stunden kannst du deine Kapazität abschätzen, mit dem Stundensatz-Rechner einen internen Kalkulationssatz planen. (Quelle: Preiskalkulation für Handwerk und Dienstleistung)

4. Direkte Projektkosten

Einem Auftrag direkt zurechenbar sein können zum Beispiel:

• Material
• eingekaufte Waren
• auftragsbezogene Fremdleistungen
• projektbezogene externe Leistungen
• spezielle projektbezogene Lizenzen
• sonstige direkt zurechenbare Projektkosten

Ob eine Position in deiner Betrachtung als direkte oder variable Kosten gilt, hängt von deiner Kostenstruktur und der gewählten Betrachtung ab – nicht jede Position ist für jedes Unternehmen gleich einzuordnen. Im Projektkalkulator kannst du Arbeitszeit und direkte Kosten eines Auftrags gemeinsam erfassen.

5. Ein durchgehendes Beispiel

Als reines Vergleichsszenario kannst du einen angenommenen Netto-Angebotspreis danebenlegen, zum Beispiel 1.000 €:

1.000 € − 800 € = 200 € Differenz zur vereinfachten Kalkulationsbasis

Diese Differenz ist bewusst neutral benannt. Weitere betriebliche Kosten, Steuern und andere Größen liegen außerhalb dieser vereinfachten Projektbetrachtung und sind darin nicht berücksichtigt. Mehr dazu im Artikel Projekt kalkulieren.

6. Welche Rolle spielt der Deckungsbeitrag?

Der Deckungsbeitrag zeigt in dieser vereinfachten Betrachtung, welcher Betrag nach Abzug der angesetzten variablen Kosten zur Deckung weiterer Kosten zur Verfügung steht.

100 € Netto-Verkaufspreis − 40 € variable Kosten = 60 € Deckungsbeitrag

Die Deckungsbeitragsquote beträgt in diesem Beispiel 60 %.

Rechnen kannst du das mit dem Deckungsbeitragsrechner; Hintergründe stehen im Artikel Deckungsbeitrag und Break-even.

7. Fixkosten und Break-even

Fixkosten müssen insgesamt getragen werden. Sie müssen aber nicht pauschal vollständig einem einzelnen Auftrag zugerechnet werden. Ein vereinfachtes Beispiel: Fixkosten von 3.000 €, ein Netto-Verkaufspreis von 100 € und variable Kosten von 40 € je Einheit ergeben einen Deckungsbeitrag von 60 € je Einheit.

3.000 € ÷ 60 € = 50 Einheiten vereinfachter mengenmäßiger Break-even

Das ist eine vereinfachte Betrachtung unter den angegebenen Annahmen. Mit dem Break-even-Rechner kannst du eigene Werte durchspielen; die Zusammenhänge erklärt der Artikel Deckungsbeitrag und Break-even.

8. Aufschlag und Marge

Aufschlag und Marge beziehen sich auf unterschiedliche Grundwerte: Der Aufschlag bezieht sich auf die Kostenbasis, die Marge auf den Preis.

80 € × 1,20 = 96 € (Kostenbasis 80 € plus 20 % Aufschlag)

16 € ÷ 96 € = 16,67 % Marge bezogen auf den Preis

20 % Aufschlag sind nicht 20 % Marge. Beide Werte kannst du mit dem Aufschlag-und-Marge-Rechner ineinander umrechnen.

9. Wie wirken Rabatte?

Ausgangspreis 100 €, variable Kosten 40 €, Deckungsbeitrag 60 €. Bei 10 % Rabatt sinkt der Preis auf 90 €. Bleiben die variablen Kosten unverändert, sinkt der Deckungsbeitrag auf 50 €.

60 € − 50 € = 10 € Rückgang des Deckungsbeitrags je Einheit

10 € ÷ 60 € = 16,67 % bezogen auf den ursprünglichen Deckungsbeitrag

10 % Preisnachlass bedeuten in diesem Beispiel einen Rückgang des Deckungsbeitrags je Einheit um 16,67 %. Der Rabatt-Mehrabsatz-Rechner kann unter seinen Annahmen zeigen, welche zusätzliche Menge erforderlich wäre, um denselben Gesamtdeckungsbeitrag zu erreichen. Ob diese Menge tatsächlich verkauft werden kann, beantwortet er nicht.

10. Preiserhöhungen

Eine Preiserhöhung verändert zunächst den Preis. Ihre tatsächliche wirtschaftliche Wirkung hängt zusätzlich davon ab, wie sich unter anderem Absatz und Kosten entwickeln. Mit dem Preiserhöhungsrechner kannst du Szenarien unter eigenen Annahmen betrachten; eine Nachfrageprognose ist das nicht.

11. Kostenbasis und Marktpreis

Bei der Preisfindung stehen zwei Perspektiven nebeneinander:

Ein beobachteter Preis eines Wettbewerbers ist nicht automatisch dein Marktpreis – Leistung, Zielgruppe und Positionierung können sich unterscheiden. Auch die Zahlungsbereitschaft von Kunden ist nicht exakt bekannt oder berechenbar. (Quelle: Preisgestaltung, Finden Sie Ihren Preis)

Eine interne Kalkulation und die Marktbetrachtung müssen zusammen betrachtet werden, beantworten aber unterschiedliche Fragen.

12. Wenn Markt und Kalkulation nicht zusammenpassen

Legt deine interne Kalkulation eine bestimmte Preisgröße nahe, während vergleichbare Angebote oder Kundenreaktionen deutlich davon abweichen, gibt es nicht automatisch eine mathematisch eindeutige Lösung. Eine deutliche Abweichung ist ein Anlass, die zugrunde liegenden Annahmen und das Angebot genauer zu prüfen. Mögliche Prüffragen:

• Stimmen die Annahmen zu deiner Kostenstruktur?
• Ist der Leistungsumfang vergleichbar?
• Passt die Zielgruppe zum Angebot?
• Wie ist das Angebot positioniert?
• Sind Kapazität und Prozesse realistisch angesetzt?
• Passt das Geschäftsmodell zu den getroffenen Annahmen?

13. Nettobeträge und Umsatzsteuer

Die Beispiele betrachten Nettobeträge und bilden keine individuelle umsatzsteuerliche Behandlung ab. Ob und wie auf einer Rechnung Umsatzsteuer auszuweisen ist, hängt von deiner Situation ab – etwa davon, ob die Kleinunternehmerregelung für dich in Betracht kommt.

14. Preis ist nicht Liquidität

Ein Auftrag oder eine Rechnung über einen bestimmten Betrag bedeutet nicht, dass dieser Betrag sofort als liquide Mittel verfügbar ist. Rechnungsstellung und Zahlungsziel können den Zeitpunkt des tatsächlichen Geldzuflusses verschieben. (Quelle: Finanzplan erstellen (Rentabilitätsvorschau und Liquiditätsplanung)) Mehr dazu im Artikel Liquidität für Selbstständige; die Wirkung eines Zahlungsziels zeigt der Zahlungsziel-Rechner.

15. Typische Denkfehler

16. Eine mögliche Reihenfolge für deine Preiskalkulation

1. Kostenstruktur verstehen.
2. Direkte Kosten des Produkts oder Auftrags erfassen.
3. Eigene Arbeitszeit und verfügbare Kapazität berücksichtigen.
4. Eine interne Kalkulationsbasis bestimmen.
5. Deckungsbeitrag und Fixkostendeckung verstehen.
6. Aufschlag und Marge bewusst unterscheiden.
7. Markt, Zielgruppe, Kundennutzen und Positionierung betrachten.
8. Rabatt- und Preisänderungsszenarien prüfen.
9. Annahmen regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

Fazit

Preisplanung beginnt mit belastbaren Annahmen. Dazu gehört, Kosten und eigene Arbeitszeit zu verstehen. Deckungsbeitrag und Fixkosten beantworten andere Fragen als Markt und Kundennutzen, und Aufschlag und Marge sind nicht identisch.

Eine Kalkulation schafft eine Entscheidungsgrundlage. Sie ersetzt keine Marktbeobachtung und liefert keinen automatisch richtigen Verkaufspreis.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer-, Finanzierungs- oder Unternehmensberatung.