Projekt kalkulieren: Aufwand, Kosten und Angebotspreis planen

Was bedeutet es, ein Projekt zu kalkulieren?

Bei der Projektkalkulation zerlegst du einen konkreten Auftrag in seine wirtschaftlich relevanten Bestandteile.

Für viele Selbstständige im Dienstleistungsbereich sind dabei vor allem drei Größen wichtig:

1. deine eigene Arbeitszeit,
2. dein Kalkulationssatz,
3. die direkt durch das Projekt entstehenden Kosten.

Hinzu kommt die Unsicherheit deiner Planung. Vor Beginn eines Projekts weißt du selten auf die Minute genau, wie viel Zeit du tatsächlich benötigen wirst.

Die Projektkalkulation unterscheidet sich damit von deiner allgemeinen Unternehmensplanung.

Deine Unternehmensplanung beantwortet zum Beispiel, welche betrieblichen Kosten du insgesamt tragen musst, wie viele Stunden du tatsächlich abrechnen kannst und welchen Umsatz du benötigst.

Die Projektkalkulation setzt eine Ebene tiefer an:

Was bedeutet ein konkreter Auftrag unter meinen Planungsannahmen?

Wenn du deinen wirtschaftlich erforderlichen Stundensatz noch nicht kennst, solltest du diese Frage deshalb zuerst klären – zum Beispiel mit dem Ratgeber Stundensatz berechnen.

Schritt 1: Zerlege das Projekt in einzelne Tätigkeiten

Statt ein Projekt pauschal mit beispielsweise „70 Stunden“ anzusetzen, kannst du die erwartete Arbeit in einzelne Tätigkeiten zerlegen.

Die Tätigkeiten sind nur ein Beispiel und keine allgemeingültige Vorlage.

Der Vorteil der Aufteilung liegt in der Nachvollziehbarkeit. Du kannst gezielter überlegen, welche Arbeit tatsächlich anfällt und bei welcher Position deine Schätzung besonders unsicher ist.

Nach Abschluss eines Projekts lässt sich außerdem leichter erkennen, an welchen Stellen die Planung von der tatsächlich benötigten Zeit abgewichen ist.

Welche Arbeitszeit gehört zum Projekt?

Ein häufiger Fehler bei der Aufwandsschätzung besteht darin, nur die eigentliche Umsetzung zu betrachten.

Je nach Auftrag können unmittelbar zum Projekt beispielsweise gehören:

• Vorbereitung und Recherche
• Konzeption
• Meetings und Abstimmungen
• Projektmanagement
• eigentliche Umsetzung
• Qualitätskontrolle
• vereinbarte Korrekturschleifen
• Dokumentation
• Übergabe

Das bedeutet nicht, dass jede Minute deiner Arbeitszeit einem Kundenprojekt zugerechnet werden sollte.

Allgemeine Buchhaltung, die Pflege deiner eigenen Website, Akquise oder andere unternehmensweite Aufgaben sind etwas anderes als direkt projektbezogene Arbeit.

Solche Zeiten spielen vor allem bei der Ermittlung eines wirtschaftlich tragfähigen Stundensatzes und deiner abrechenbaren Kapazität eine Rolle.

Genau deshalb ist es sinnvoll, Stundensatzkalkulation und Projektkalkulation voneinander zu trennen.

Schritt 2: Bewerte deine Arbeitszeit mit einem Kalkulationssatz

Nachdem du die voraussichtlichen Projektstunden ermittelt hast, brauchst du einen Satz, mit dem du diese Zeit bewertest.

Im Firmenplan-Projektrechner ist das der Kalkulationssatz in Euro pro Stunde.

Dieser Wert wird nicht automatisch vorgegeben. Er ist eine Planungsannahme.

Wenn du bereits einen wirtschaftlich hergeleiteten Stundensatz kennst, kann er eine Grundlage für deinen Kalkulationssatz sein. Im Projektrechner gibst du den Kalkulationssatz selbst ein.

Deine vorgelagerte Stundensatzplanung sollte berücksichtigen, dass nicht jede Arbeitsstunde fakturierbar ist. Akquise, Verwaltung, Weiterbildung, Urlaub, Krankheit oder Leerlauf können dazu führen, dass deine tatsächlich abrechenbare Zeit unter deiner gesamten Arbeitszeit liegt.

Einen solchen Stundensatz kannst du mit dem Stundensatzrechner herleiten und das Ergebnis anschließend selbst als Kalkulationssatz eintragen.

Gemeinkosten und direkte Projektkosten unterscheiden

Nicht jede betriebliche Ausgabe lässt sich einem einzelnen Projekt direkt zuordnen.

Kosten, die nicht unmittelbar einem einzelnen Auftrag zugerechnet werden, müssen in der Unternehmensplanung auf andere Weise berücksichtigt werden. Dazu können beispielsweise allgemeine Büro-, Versicherungs-, Software- oder Verwaltungskosten gehören.

Andere Kosten entstehen dagegen unmittelbar wegen eines bestimmten Auftrags. Diese lassen sich dem Projekt direkter zuordnen.

Wenn allgemeine Betriebskosten bereits in deinem Kalkulationssatz berücksichtigt sind, solltest du sie nicht ohne Grund zusätzlich als direkte Projektkosten erfassen.

Sonst würdest du dieselbe wirtschaftliche Belastung möglicherweise doppelt berücksichtigen.

Schritt 3: Erfasse direkte Projektkosten

Neben deiner eigenen Arbeit können durch einen Auftrag weitere Kosten entstehen.

Je nach Tätigkeit können das beispielsweise sein:

• Material
• projektspezifische Lizenzen
• Druck- oder Produktionskosten
• projektspezifische Reisekosten
• eingekaufte Leistungen
• externe Freelancer oder andere Dienstleister

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung der Ausgabe, sondern ob sie in deiner Kalkulation dem konkreten Projekt zugeordnet werden soll.

Im Firmenplan-Projektrechner werden zwei Arten unterschieden:

• Fremdleistungen
• sonstige direkte Projektkosten

Bei Fremdleistungen kann zusätzlich ein kalkulatorischer Aufschlag eingegeben werden.

Wie funktioniert ein Aufschlag auf Fremdleistungen?

Angenommen, du kaufst für ein Projekt eine externe Leistung für 1.000 Euro netto ein.

Für deine interne Kalkulation verwendest du darauf einen Aufschlag von 15 Prozent.

Dann ergibt sich:

Tatsächliche Fremdkosten

1.000 €

Kalkulatorischer Aufschlag

150 €

Kalkulierter Betrag

1.150 €

Die 150 Euro sind kein zusätzlicher Kostenabfluss an den externen Dienstleister. Der tatsächliche Einkauf beträgt weiterhin 1.000 Euro.

Der Aufschlag ist eine kalkulatorische Größe.

Er ist außerdem nicht automatisch mit dem Gewinn des gesamten Projekts gleichzusetzen.

Schritt 4: Berücksichtige Unsicherheit in deiner Aufwandsschätzung

Eine Projektkalkulation findet normalerweise statt, bevor die gesamte Arbeit erledigt ist.

Deine Stunden sind deshalb zunächst eine Schätzung.

Unsicherheit kann beispielsweise entstehen durch:

• noch nicht vollständig geklärte Anforderungen
• technische Abhängigkeiten
• Abstimmungen mit dem Kunden
• Abhängigkeiten von Dritten
• Korrekturen oder Überarbeitungen
• Arbeitsschritte, deren Umfang vorab schwer einzuschätzen ist

Eine Möglichkeit, diese Unsicherheit in der internen Kalkulation sichtbar zu machen, ist ein Aufwandspuffer.

Aus 70 geplanten Stunden und einem selbst gewählten Puffer von 10 Prozent würden beispielsweise:

70 Stunden + 7 Stunden = 77 kalkulierte Stunden

Die 10 Prozent sind ausschließlich ein Rechenbeispiel.

Es gibt keinen allgemein richtigen Aufwandspuffer.

Ein klar abgegrenztes Routineprojekt kann anders einzuschätzen sein als ein Auftrag mit vielen unbekannten Anforderungen.

Deshalb startet der Firmenplan-Rechner beim Puffer mit 0 Prozent und überlässt die Annahme dem Nutzer.

Im Rechner wirkt der Aufwandspuffer ausschließlich auf die eigene geplante Arbeitszeit.

Fremdleistungen und andere direkte Projektkosten werden durch den Aufwandspuffer nicht erhöht.

Wie berechnet sich die Kalkulationsbasis?

Vereinfacht besteht die Kalkulationsbasis aus zwei Teilen:

Wert deiner kalkulierten eigenen Arbeit

plus

kalkulierte direkte Projektkosten

Für die eigene Arbeit:

(geplante Stunden + Pufferstunden) × Kalkulationssatz

Zusammen:

Kalkulationsbasis = Wert der kalkulierten eigenen Arbeit + kalkulierte direkte Projektkosten

Die Kalkulationsbasis ist eine interne Rechengröße.

Sie ist nicht automatisch:

• dein Angebotspreis
• ein empfohlener Verkaufspreis
• dein Mindestpreis
• dein Gewinn
• ein marktüblicher Preis

Eine interne Kalkulation und die Entscheidung über den tatsächlichen Angebotspreis sind miteinander verbunden, aber nicht identisch.

Beispiel: Ein Projekt vollständig kalkulieren

Eigene Arbeitszeit

Geplante Zeit

70 Stunden

Aufwandspuffer

10 %

Pufferzeit

7 Stunden

Kalkulierte eigene Zeit

77 Stunden

Kalkulationssatz

110 €/h

Wert eigene Arbeit

77 × 110 € = 8.470 €

Direkte Projektkosten

Fremdleistung

1.000 €

Kalkulatorischer Aufschlag

15 % = 150 €

Kalkulierter Fremdleistungsbetrag

1.150 €

Sonstige direkte Projektkosten

200 €

Kalkulierte direkte Projektkosten insgesamt

1.350 €

Tatsächliche direkte Kosten

1.200 €

Die Differenz von 150 Euro entsteht durch den kalkulatorischen Aufschlag auf die Fremdleistung.

Kalkulationsbasis

Eigene Arbeit

8.470 €

Kalkulierte direkte Projektkosten

1.350 €

Kalkulationsbasis

9.820 €

Schritt 5: Vergleiche deinen geplanten Angebotspreis

Geplanter Angebotspreis

11.000 € netto

Kalkulationsbasis

9.820 €

Rechnerischer Abstand

+1.180 €

Relativer Abstand

rund +12,02 %

Der relative Abstand von rund +12,02 % bezieht sich auf die Kalkulationsbasis.

Dieser Abstand beantwortet ausschließlich die Frage:

Wie verhält sich mein geplanter Angebotspreis zu meiner zuvor aufgebauten Kalkulationsbasis?

Was bedeutet „rechnerischer Wert je kalkulierter eigener Stunde“?

Geplanter Angebotspreis

11.000 €

Tatsächliche direkte Projektkosten

1.200 €

11.000 € − 1.200 €

9.800 €

Kalkulierte eigene Zeit

77 Stunden

9.800 € ÷ 77

rund 127,27 €/h

Dieser Wert ist ausdrücklich:

• kein Stundenlohn
• kein Gewinn pro Stunde
• kein Marktstundensatz.

Er beschreibt nur das rechnerische Verhältnis zwischen geplantem Angebotspreis, tatsächlichen direkten Projektkosten und kalkulierter eigener Arbeitszeit.

Was passiert bei einem Rabatt?

Geplanter Angebotspreis

11.000 €

Rabatt

10 %

Rabattbetrag

1.100 €

Simulierter Angebotspreis

9.900 €

Kalkulationsbasis

9.820 €

Rechnerischer Abstand

+80 €

Rechnerischer Wert je kalkulierter eigener Stunde

112,99 €/h

Das Beispiel zeigt, warum ein Rabatt nicht nur als Prozentzahl betrachtet werden sollte. Entscheidend ist auch, wie sich der reduzierte Preis zu deiner ursprünglichen Kalkulation verhält.

Wie sich ein Rabatt allgemein auf Preis und Deckungsbeitrag auswirkt, kannst du zusätzlich mit dem Rabattrechner nachvollziehen.

Was passiert, wenn das Projekt länger dauert?

Der bestehende Projektrechner simuliert zusätzlich +10 % und +20 % eigenen Aufwand.

Für das Beispiel wird hier das Szenario mit +20 % gezeigt:

Ausgang

77 Stunden

+20 % eigener Aufwand

92,4 Stunden

Geplanter Angebotspreis unverändert

11.000 €

Tatsächliche direkte Kosten unverändert

1.200 €

Rechnerischer Wert je eigener Stunde

106,06 €/h

Bei gleichem Angebotspreis verteilt sich der nach tatsächlichen direkten Projektkosten verbleibende Betrag auf mehr eigene Arbeitszeit.

Der Rechner prognostiziert keinen Mehraufwand. Er simuliert feste Szenarien.

Festpreis oder Stundenabrechnung: Warum macht das einen Unterschied?

Wie stark zusätzlicher Aufwand wirtschaftlich wirkt, hängt auch von der vereinbarten Vergütungsstruktur ab. (Quelle: § 632 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB))

Bei einer Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden kann zusätzlicher abrechenbarer Aufwand anders wirken als bei einem vorab vereinbarten festen Projektpreis.

Bei einem festen Preis führt zusätzliche eigene Arbeitszeit nicht allein deshalb automatisch zu einem höheren Rechnungsbetrag.

Was passiert, wenn sich der Leistungsumfang ändert?

Während eines Projekts können Anforderungen oder gewünschte Leistungen hinzukommen oder sich verändern.

Je klarer der Leistungsumfang vor Beginn beschrieben ist, desto leichter lässt sich später unterscheiden, ob lediglich die ursprüngliche Aufwandsschätzung abweicht oder ob sich der Leistungsumfang verändert hat.

Je nach Projekt kann es sinnvoll sein, festzuhalten:

• welche Leistungen enthalten sind
• welche Ergebnisse geliefert werden
• welche Mitwirkung erforderlich ist
• wie mit Korrekturen umgegangen wird
• welche Leistungen nicht zum vereinbarten Umfang gehören
• wie zusätzliche Leistungen vereinbart werden

Zum rechtlichen Hintergrund eines Kostenanschlags: (Quelle: § 649 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB))

Netto oder brutto: Was berücksichtigt die Projektkalkulation?

Der Firmenplan-Projektrechner arbeitet vollständig mit Nettobeträgen.

Er berechnet keine Umsatzsteuer.

Die umsatzsteuerliche Behandlung ist eine separate Frage und hängt vom konkreten steuerlichen Sachverhalt ab. (Quelle: § 10 Umsatzsteuergesetz (UStG)) (Quelle: § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG))

Warum ist der Angebotspreis nicht dein Gewinn?

Angebotspreis ≠ Gewinn ≠ privat verfügbares Einkommen

Ein Angebotspreis ist nicht automatisch Gewinn.

Innerhalb eines Projekts können direkte Kosten entstehen. Daneben können allgemeine Betriebsausgaben bestehen. Betrieblicher Gewinn und privat verfügbares Einkommen nach persönlichen Steuern und Abgaben sind wiederum andere Größen.

Mehr dazu im Ratgeber Umsatz, Gewinn und Einkommen.

Bestimmt deine Kalkulation den Marktpreis?

Eine interne Kalkulation zeigt, wie sich die eigenen wirtschaftlichen Annahmen zusammensetzen.

Sie sagt nicht automatisch, welchen Preis ein Kunde akzeptiert oder welcher Preis am Markt durchsetzbar ist.

Für die tatsächliche Preisentscheidung können zusätzlich beispielsweise relevant sein:

• Art und Umfang der Leistung
• Positionierung
• Alternativen für den Kunden
• Wettbewerb
• wahrgenommener Nutzen
• Zielgruppe
• Zahlungsbereitschaft

Zwei Fragen solltest du klar trennen:

Was ergibt meine interne Kalkulation?

und:

Welchen Preis kann und möchte ich für diese Leistung anbieten?

Der Firmenplan-Projektrechner beantwortet die erste Frage und erlaubt anschließend den Vergleich mit einem selbst eingegebenen geplanten Angebotspreis.

Er bewertet den Marktpreis nicht.

Häufige Fehler bei der Projektkalkulation

1. Das gesamte Projekt nur grob als eine Gesamtstundenzahl schätzen.
2. Abstimmungen und projektbezogene Nebenarbeiten vergessen.
3. Gesamtarbeitszeit mit abrechenbarer Zeit verwechseln.
4. Direkte Projektkosten vergessen.
5. Allgemeine Betriebskosten ohne Grund doppelt berücksichtigen.
6. Fremdleistungsaufschlag und tatsächliche Fremdkosten verwechseln.
7. Einen pauschalen Aufwandspuffer ungeprüft übernehmen.
8. Kalkulationsbasis und Angebotspreis gleichsetzen.
9. Einen Rabatt nur als Prozentzahl betrachten.
10. Angebotspreis mit Gewinn verwechseln.
11. Netto und Umsatzsteuer vermischen.
12. Interne Kalkulation und Marktpreis gleichsetzen.

Checkliste: Bevor du ein Projektangebot abgibst

• Ist der Leistungsumfang ausreichend klar?
• Hast du das Projekt in sinnvolle Tätigkeiten zerlegt?
• Sind Vorbereitung und Recherche berücksichtigt?
• Sind Meetings und Abstimmungen berücksichtigt?
• Sind Projektmanagement und Organisation berücksichtigt?
• Sind vereinbarte Korrekturen berücksichtigt?
• Ist deine Zeitschätzung nachvollziehbar?
• Kennst du deinen Kalkulationssatz?
• Sind direkte Projektkosten vollständig erfasst?
• Sind Fremdleistungen separat berücksichtigt?
• Hast du mögliche Doppelzählungen bei allgemeinen Betriebskosten vermieden?
• Gibt es relevante Unsicherheit in deiner Aufwandsschätzung?
• Hast du einen Puffer bewusst gewählt statt einen pauschalen Wert zu übernehmen?
• Kennst du deine Kalkulationsbasis?
• Hast du deinen geplanten Angebotspreis mit ihr verglichen?
• Hast du geprüft, was ein möglicher Rabatt verändert?
• Hast du geprüft, was zusätzlicher eigener Aufwand verändert?
• Sind Nettokalkulation und Umsatzsteuer sauber voneinander getrennt?
• Ist klar, welche Leistungen dein Angebot umfasst?

Nicht jeder Punkt ist für jedes Projekt gleich wichtig. Die Liste soll helfen, Annahmen sichtbar zu machen, die bei einer schnellen Kalkulation leicht übersehen werden.

Was bedeutet das für dich?

Eine Projektkalkulation muss nicht vorhersagen, wie ein Auftrag tatsächlich verlaufen wird.

Ihr Nutzen liegt darin, die zugrunde liegenden Annahmen sichtbar zu machen.

Du kannst nachvollziehen:

• wie viel eigene Zeit du eingeplant hast
• mit welchem Kalkulationssatz du diese Zeit bewertest
• welche direkten Kosten du erwartest
• welche Unsicherheit du berücksichtigt hast
• wie sich dein geplanter Angebotspreis dazu verhält

Wenn sich später eine Annahme verändert, kannst du gezielt prüfen, welche Auswirkung dies auf die Kalkulation hat.

Der Rechner arbeitet mit Nettobeträgen. Er berechnet weder Umsatzsteuer noch Gewinn und gibt keine Empfehlung für einen marktgerechten Verkaufspreis.