Unternehmensberatung kalkulieren: Tagessätze, Projekte und Gewinn

Ein Mandat statt eines Jahresplans

Wie viel Umsatz und welcher Stundensatz für ein Jahr nötig sind, zeigt die Seite Freelancer-Kalkulation; die Herleitung erklärt der Ratgeber Stundensatz berechnen. Hier geht es um den nächsten Schritt: ein einzelnes Beratungsmandat mit Festhonorar, externen Spezialisten und dem Risiko, dass mehr Projekttage nötig werden als geplant.

Die fünf Fragen der Mandatskalkulation

1. Welches Honorar ist vereinbart – fest oder nach Aufwand?
2. Wie viele eigene Projekttage braucht das Mandat einschließlich Vor- und Nachbereitung?
3. Welcher interne Kostensatz gilt je eigenem Projekttag?
4. Welche externen Leistungen und weiteren direkten Kosten fallen an?
5. Was passiert mit Überschuss und Marge, wenn der Aufwand steigt?

Rechenbeispiel: Strategieprojekt

Das Beispiel ist fiktiv. Ein selbstständiger Unternehmensberater übernimmt ein Strategieprojekt für ein mittelständisches Unternehmen. Vereinbart ist ein Festhonorar von 18.000 € netto. Die Rechnung ist redaktionell und nicht das Modell eines Firmenplan-Rechners.

Die 15 geplanten Projekttage umfassen alle eigenen Arbeitszeiten für das Mandat: Vorbereitung, Workshops, Analyse, Nachbereitung und Abstimmung. Ein Projekttag ist hier eine einheitliche Rechengröße; in Stunden wird nicht umgerechnet.

Fünf zusätzliche Projekttage

Statt 15 werden 20 eigene Projekttage nötig, das Honorar bleibt gleich. Die eigenen Kosten steigen auf 20 × 500 € = 10.000 €, die Projektkosten auf 13.500 €.

• Der Projektüberschuss sinkt um 2.500 € von 7.000 € auf 4.500 € – ein Rückgang um 35,7 %.
• Der effektive Honorarsatz fällt von 1.200 € auf 900 € je Projekttag.
• Die kalkulatorische Marge sinkt von 38,9 % auf 25,0 %, also um 13,9 Prozentpunkte.

Was das Beispiel zeigt

• Ein Festhonorar kann bei gleichem Umsatz deutlich weniger Überschuss bringen.
• Jeder zusätzliche Projekttag senkt den effektiven Honorarsatz.
• Ein hoher vereinbarter Tagessatz allein belegt nicht, dass ein Auftrag wirtschaftlich ist.
• Vor- und Nachbereitung gehören von Anfang an in die Planung der Projekttage.
• Externe Leistungen können eigene Tage sparen, verursachen aber zusätzliche Kosten.
• Ändert sich der Leistungsumfang, kann eine Nachkalkulation und eine neue Vereinbarung nötig werden. Ob Mehraufwand zusätzlich vergütet wird, hängt von den konkreten vertraglichen Vereinbarungen ab – eine klare Leistungsbeschreibung und Regeln für Änderungen schaffen hier Klarheit.

Typische Kalkulationsfehler

Nur Workshop- und Kundentermine kalkulieren

Die Termine beim Kunden sind oft der kleinere Teil. Analyse, Konzept, Abstimmungen und Ergebnisdokumentation kosten mindestens genauso viele Tage.

Vor- und Nachbereitung unterschätzen

Jeder Workshop braucht Vorbereitung und eine Auswertung. Fehlen diese Tage in der Planung, verteilt sich das Honorar später auf mehr Tage als gedacht.

Interne Kosten je Projekttag nicht berücksichtigen

Ohne internen Kostensatz sieht jedes Honorar wie Überschuss aus. Erst mit ihm wird sichtbar, ob das Mandat deine Kosten und deine Vergütung trägt.

Externe Spezialisten doppelt oder gar nicht einrechnen

Externe Leistungen gehören einmal als eigene Position in die Kalkulation – nicht zusätzlich im internen Kostensatz und auch nicht stillschweigend gar nicht.

Projektüberschuss mit persönlichem Nettoeinkommen verwechseln

Der Überschuss ist ein kalkulatorischer Wert. Steuern, Versicherungen und Zeiten ohne Mandat sind damit nicht bezahlt.

Projektpauschalen ohne Aufwandspuffer vereinbaren

Bei einem Festhonorar trägt der Berater das Mengenrisiko. Ein realistischer Puffer gehört deshalb schon in die Planung der Projekttage.

Änderungen des Leistungsumfangs nicht wirtschaftlich bewerten

Zusätzliche Wünsche während des Projekts kosten Tage. Ob und wie sie vergütet werden, hängt von der Vereinbarung ab – ihre Folgen sollten aber bekannt sein, bevor man zusagt.

Tagessatz und effektiven Honorarsatz gleichsetzen

Der vereinbarte Tagessatz ist ein Angebotswert. Der effektive Satz ergibt sich erst aus Honorar geteilt durch die tatsächlich benötigten Tage.

Passende Firmenplan-Rechner

Die Rechner arbeiten eigenständig; Werte werden nicht automatisch übertragen. Mit gleichen Zahlen können ihre Ergebnisse vom Beispiel abweichen, weil sie anders aufgebaut sind.

• Projekt kalkulierenFür ein konkretes Angebot: Aufwand, Puffer und direkte Kosten eines Projekts erfassen. Er hat eine eigene Eingabestruktur, die Ergebnisse können daher vom Beispiel abweichen.
• StundenverrechnungssatzHilft, einen internen Kostensatz herzuleiten: Jahreskosten und Gewinnziel geteilt durch die verrechenbaren Stunden – nützlich, wenn du auch mit Mitarbeitern berätst.
• StundensatzZeigt, welcher Satz für dein privates Wunscheinkommen nötig ist – eine Untergrenze, die dein effektiver Honorarsatz nicht dauerhaft unterschreiten sollte.
• Abrechenbare StundenSchätzt, wie viel Zeit nach Urlaub, Feiertagen, Akquise und Verwaltung tatsächlich für Mandate bleibt.
• Break-evenZeigt, ab welchem Umsatz deine Fixkosten gedeckt sind – hilfreich, um einzuordnen, wie viele Mandate im Jahr nötig sind.

Weiterlesen: Projekt kalkulieren und Umsatz, Gewinn und Einkommen.

Häufige Fragen