Freelancer: Stundensatz, Auslastung & Umsatz planen

Freelancer – was heißt das?

„Freelancer“ ist keine Rechts- oder Steuerform. Freelancer können freiberuflich oder gewerblich tätig sein; wie die Tätigkeit steuerlich eingeordnet wird, hängt vom konkreten Tätigkeitsbild ab. Mehr dazu im Ratgeber Gewerbe oder Freiberufler. Diese Seite rechnet bewusst vor persönlichen Steuern und Versicherungen.

Vom Gewinnziel zum Stundensatz

Welchen jährlichen betrieblichen Gewinn möchte ich erreichen?
Welche laufenden Betriebsausgaben fallen an?
Welcher Jahresumsatz ist dafür erforderlich?
Wie viele Stunden kann ich realistisch abrechnen?
Welcher durchschnittliche Netto-Stundensatz ergibt sich daraus?
Wie wirken Auslastung und Projektpauschalen auf die Planung?

Wie du einen Stundensatz grundsätzlich herleitest, erklärt der Ratgeber Stundensatz berechnen. Hier geht es darum, was passiert, wenn sich Auslastung und Projektaufwand ändern.

Rechenbeispiel: Solo-Selbstständige auf Stundenbasis

Das Beispiel ist fiktiv. Alle Beträge sind netto ohne Umsatzsteuer. Es ist eine redaktionelle Rechnung und nicht das Modell eines Firmenplan-Rechners.

Jahresplanung
Größe	Wert
Betrieblicher Gewinn vor persönlichen Steuern	60.000 €
+ Betriebsausgaben	18.000 €
= Erforderlicher Netto-Jahresumsatz	78.000 €
Arbeitsstunden (40 h × 46 Wochen)	1.840 h
Abrechenbar (60 %)	1.104 h
Nötiger Netto-Stundensatz	70,65 €

78.000 € ÷ 1.104 h = 70,652… €. Gerundet ergibt das 70,65 €; damit kämen bei genau 1.104 Stunden nur 77.997,60 € zusammen. Wer das Umsatzziel mit einem Satz auf volle Cent sicher erreichen will, braucht 70,66 €.

Auslastungsszenarien

Bei gleichem Umsatzbedarf von 78.000 € verändert der abrechenbare Anteil den nötigen Satz deutlich:

Nötiger Netto-Stundensatz nach Auslastung
Anteil	Stunden	Satz
50 %	920 h	84,78 €
60 %	1.104 h	70,65 €
70 %	1.288 h	60,56 €

Sätze gerundet; berechnet aus ungerundeten Zwischenwerten.

Warum ein guter Stundensatz allein nicht reicht

Viele Projekte werden als Pauschale verkauft. Ein Beispiel: 3.000 € netto, geplant mit 40 Stunden – das sind 75,00 € je Stunde. Dauert das Projekt tatsächlich 50 Stunden, sinkt der erzielte Satz auf 60,00 €.

Ob sich das Projekt am Ende lohnt, hängt zusätzlich von deinen Betriebsausgaben und der nicht abrechenbaren Zeit ab: Die zehn Mehrstunden fehlen für andere bezahlte Aufträge. Ein realistischer Aufwandspuffer gehört deshalb schon ins Angebot.

Typische Fehler

Umsatz mit Gewinn verwechseln: Von 78.000 € Umsatz gehen im Beispiel 18.000 € Betriebsausgaben ab. Übrig bleibt der Gewinn – nicht der Umsatz.
Privates Nettoeinkommen als Gewinnziel einsetzen: Vom Gewinn gehen noch persönliche Steuern und Versicherungen ab. Wer sein gewünschtes Netto direkt als Gewinn ansetzt, plant zu wenig Umsatz.
Alle Arbeitsstunden als abrechenbar ansetzen: Mit 1.840 statt 1.104 Stunden sähe der nötige Satz viel niedriger aus – wäre aber nicht erreichbar.
Akquise und Verwaltung vergessen: Angebote, Abstimmungen, Buchhaltung und Weiterbildung kosten Zeit, die kein Kunde direkt bezahlt.
Pauschalen ohne Aufwandspuffer anbieten: Jede Stunde Mehraufwand senkt den erzielten Stundenumsatz – das Risiko trägt allein der Freelancer.
Auslastung zu optimistisch einschätzen: Projektlücken, Urlaub und Krankheit lassen die tatsächlich verkauften Stunden schnell unter den Plan fallen.
Nur den Stundensatz betrachten: Entscheidend ist, was ein Projekt am Ende je tatsächlich geleisteter Stunde eingebracht hat.

Passende Firmenplan-Rechner

Die Rechner arbeiten eigenständig; Werte werden nicht automatisch übertragen. Ergebnisse können vom Beispiel abweichen, weil sie andere Eingaben und teilweise Steuern und Versicherungen berücksichtigen.

Freelancer-Kalkulation: Stundensatz, Auslastung und Umsatz planen