Fixkosten und variable Kosten: einfach erklärt für Selbstständige

1. Was sind Fixkosten?

Fixkosten sind Kosten, die sich innerhalb eines betrachteten Bereichs beziehungsweise bezogen auf die betrachtete Einflussgröße nicht unmittelbar mit der Menge der verkauften Produkte oder erbrachten Leistungen verändern. (Quelle: fixe Kosten)

Wichtig: „Fix“ bedeutet nicht „für immer unveränderlich“. Ob eine Kostenposition fix ist, hängt vom betrachteten Zeitraum, von der Kapazität und von der gewählten Einflussgröße ab. Fixkosten können sich zum Beispiel durch neue Verträge, zusätzliche Kapazitäten oder organisatorische Veränderungen ändern.

Typische Beispiele, die häufig als eher fix eingeordnet werden:

• Büromiete
• bestimmte Software-Grundabos
• bestimmte Versicherungen
• feste Leasingraten
• bestimmte Grundgebühren
• bestimmte feste Personalkosten

2. Was sind variable Kosten?

Variable Kosten verändern sich mit der Menge, Leistung oder Aktivität, die sie verursacht. (Quelle: Kostenplanung)

Typische Beispiele, die häufig als eher variabel eingeordnet werden:

• Material
• Wareneinsatz
• Verpackung
• Versand je Sendung
• auftragsbezogene Fremdleistungen
• projektbezogene Freelancer-Kosten
• bestimmte transaktionsabhängige Gebühren

Variable Kosten müssen nicht immer exakt proportional zur Menge steigen. Staffelpreise oder Mengenrabatte können zum Beispiel dazu führen, dass die Kosten je Einheit bei größeren Mengen sinken. Für die meisten Planungen von Selbstständigen reicht es aber, variable Kosten je Produkt oder Auftrag realistisch abzuschätzen.

3. Fixkosten und variable Kosten im Vergleich

4. Mischkosten und sprungfixe Kosten

Mischkosten: Eine Kostenposition kann einen fixen und einen variablen Bestandteil enthalten. Ein Telefon- oder Mobilfunkvertrag besteht zum Beispiel oft aus einem Grundbetrag plus nutzungsabhängigen Kosten. Beim Strom gibt es häufig einen Grundpreis plus verbrauchsabhängige Kosten.

Sprungfixe Kosten (auch intervallfixe Kosten genannt) bleiben innerhalb einer Kapazitätsspanne zunächst konstant und springen bei Überschreiten einer Kapazitätsgrenze auf ein neues Niveau. (Quelle: intervallfixe Kosten (sprungfixe Kosten))

Ob solche Kosten in deiner Betrachtung sprungfix sind, hängt vom Einzelfall ab. Nicht jede Personalentscheidung ist in jeder Betrachtung automatisch sprungfix.

5. Wie ordne ich meine Kosten richtig zu?

Stelle dir bei jeder Position die Frage: Läuft diese Kostenposition bei weniger Aufträgen zunächst weiter – oder entsteht sie erst durch einen konkreten Auftrag oder Verkauf? Die folgenden Beispiele sind typische Einordnungen, keine universelle buchhalterische Klassifizierung.

Im Grafik- und Webdesign ist die eigene Arbeitszeit meist der größte Faktor – sie ist eine separate Kalkulationsgröße, die im nächsten Abschnitt erklärt wird. (Quelle: Finanzplan erstellen (Rentabilitätsvorschau und Liquiditätsplanung))

6. Sonderfall: eigene Arbeitszeit bei Selbstständigen

Die eigene Arbeitszeit eines Solo-Selbstständigen verursacht nicht automatisch eine entsprechende Auszahlung an sich selbst. Sie ist deshalb nicht einfach mit einer bezahlten betrieblichen Fremdleistung gleichzusetzen.

Für eine interne wirtschaftliche Kalkulation kann und sollte die eigene Zeit trotzdem als Kalkulationsgröße berücksichtigt werden.

Wie du eigene Stunden, Fremdkosten und Aufschläge für ein Angebot zusammenführst, zeigt der Ratgeber Projekt kalkulieren; mit dem Projektkalkulator kannst du das mit deinen Zahlen durchrechnen. Wie du einen internen Stundensatz herleitest, erklärt der Artikel Stundensatz berechnen.

7. Warum Fixkosten pro Auftrag mit der Auslastung sinken können

Die gesamten Fixkosten bleiben in diesem vereinfachten Beispiel weiterhin 2.000 €. Nur ihre rechnerische Verteilung auf die Anzahl der Aufträge verändert sich.

Die Verteilung kann bei internen Kalkulationen helfen, die Kostenstruktur zu verstehen. Unterschiedliche Produkte oder Aufträge können jedoch unterschiedliche Deckungsbeiträge leisten – die rechnerische Verteilung ist deshalb keine starre Vorgabe für jeden einzelnen Auftrag.

8. Von variablen Kosten zum Deckungsbeitrag

Deckungsbeitrag = Erlös – variable Kosten

Die 350 € stehen in diesem vereinfachten Modell zunächst zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung. Wenn die Fixkosten gedeckt sind, tragen darüber hinausgehende Deckungsbeiträge zum Ergebnis bei.

Wichtig: Deckungsbeitrag ist nicht Gewinn.

Ausführlich erklärt der Ratgeber Deckungsbeitrag und Break-even die Berechnung und ihre Grenzen.

9. Wie Fixkosten und Deckungsbeitrag zum Break-even führen

In diesem vereinfachten Modell entsprechen bei 50 Stück die gesamten Deckungsbeiträge den betrachteten Fixkosten. Das Ergebnis hängt von den verwendeten Annahmen und den berücksichtigten Kosten ab – ändern sich Preise, Mengen oder Kostenstruktur, verändert sich auch der Break-even.

10. Warum die Kostentrennung bei der Preisplanung hilft

Die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten hilft bei der internen Preis- und Angebotskalkulation. Kosten allein bestimmen aber nicht automatisch den Marktpreis.

Die Kostenrechnung zeigt eine wirtschaftliche Grundlage und die Konsequenzen verschiedener Preise. Welcher Preis tatsächlich durchsetzbar oder sinnvoll ist, hängt zusätzlich beispielsweise von Leistung, Positionierung, Kundengruppe und Marktbedingungen ab.

11. Fixkosten sind nicht automatisch schlecht

Eine Kostenart ist nicht allein deshalb gut oder schlecht, weil sie fix oder variabel ist.

• Software verursacht laufende Kosten, kann aber Zeit sparen.
• Eine Maschine kann einen neuen Fixkostenblock erzeugen, aber Kapazität schaffen.
• Ein Mitarbeiter erzeugt laufende Arbeitgeberkosten, kann aber zusätzliche Kapazität schaffen (mehr dazu im Ratgeber Mitarbeiterkosten berechnen).
• Eigenleistung kann Fremdkosten vermeiden, beansprucht dafür eigene Zeit.

12. Fixkosten, Gemeinkosten und Betriebsausgaben nicht verwechseln

Fix/variabel beschreibt, wie sich Kosten in Bezug auf eine betrachtete Einflussgröße verhalten. Einzel-/Gemeinkosten beschreibt, ob Kosten einem Produkt, Projekt, Auftrag oder anderen Kostenträger direkt zugerechnet werden können. Beide Dimensionen sind nicht dasselbe.

Auch steuerliche Betriebsausgaben und betriebswirtschaftliche Kalkulationsgrößen sind nicht automatisch identisch – die eigene Arbeitszeit ist dafür ein typisches Beispiel. Was steuerlich als Betriebsausgabe gilt, erklärt der Ratgeber Betriebsausgaben für Selbstständige.

13. Kosten und Liquidität sind nicht dasselbe

Kostenbetrachtung und Zahlungszeitpunkt sind nicht dasselbe. Eine jährlich bezahlte Versicherung kann für eine monatliche Planung rechnerisch verteilt betrachtet werden, obwohl die Zahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt. Wie du Zahlungszeitpunkte planst, zeigt der Ratgeber Liquidität für Selbstständige.

14. Praktische Kostenliste für dein Unternehmen

1. Regelmäßig anfallende betriebliche Kosten sammeln.
2. Prüfen, welche Kosten bei weniger Aufträgen zunächst weiterlaufen.
3. Prüfen, welche Kosten durch einzelne Produkte oder Aufträge entstehen.
4. Mischkosten gegebenenfalls in Grund- und nutzungsabhängigen Anteil gedanklich trennen.
5. Kapazitätsgrenzen und mögliche Kostensprünge beachten.
6. Eigene Arbeitszeit separat als Kalkulationsgröße betrachten.
7. Variable Kosten für Deckungsbeitrags- und Break-even-Betrachtungen sauber abgrenzen.

Diese sieben Schritte helfen beim Überblick. Sie ersetzen keine vollständige professionelle Kostenrechnung.

15. Typische Fehler

16. Checkliste

• Welche Kosten laufen auch ohne neue Aufträge zunächst weiter?
• Welche Kosten entstehen erst durch einen Auftrag oder Verkauf?
• Enthalten einzelne Positionen fixe und variable Bestandteile?
• Gibt es Kapazitätsgrenzen, ab denen neue laufende Kosten entstehen?
• Welche Kosten kann ich einem Auftrag direkt zurechnen?
• Wie berücksichtige ich meine eigene Arbeitszeit intern?
• Kenne ich meine variablen Kosten je Produkt oder Auftrag?
• Kenne ich meinen Deckungsbeitrag?
• Welche Fixkosten müssen meine Deckungsbeiträge insgesamt decken?
• Verwechsle ich Kosten mit Zahlungszeitpunkten?
• Nutze ich Annahmen, die bei einer Veränderung der Auslastung neu geprüft werden müssen?

Fazit

Fixkosten laufen zunächst weiter, variable Kosten entstehen mit deiner Leistung – aber beide Begriffe gelten immer nur bezogen auf Zeitraum, Kapazität und Bezugsgröße. Wer seine Kosten so trennt, versteht besser, was einzelne Aufträge zur Deckung der laufenden Kosten beitragen.

Die Kostentrennung ist die Grundlage für Deckungsbeitrag, Break-even und Preisplanung. Sie ersetzt aber keine Entscheidung über Preise und Aufträge, sondern macht deren Konsequenzen sichtbar.

Firmenplan-Ratgeberartikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Steuer-, Finanzierungs- oder Unternehmensberatung.