Agentur wirtschaftlich planen: Auslastung und Stundensatz berechnen

Warum die Teamgröße allein nichts sagt

Drei Mitarbeiter bedeuten nicht dreimal so viel bezahlte Arbeit. Entscheidend ist, wie viele ihrer Stunden die Agentur wirtschaftlich vergütet bekommt. Anders als ein einzelner Freelancer, der seine eigene Jahresarbeitszeit plant, und anders als ein einzelnes Beratungsmandat geht es hier um die laufenden Kosten eines ganzen Teams und darum, wie viele bezahlte Stunden sie tragen müssen.

Verfügbare und abrechenbare Teamstunden

Die fiktive Agentur hat 3 angestellte produktive Mitarbeiter mit je 160 verfügbaren Planungsstunden im Monat. In diesen 160 Stunden sind angenommene Abwesenheiten wie Urlaub, Feiertage und Krankheit bereits berücksichtigt; sie werden nicht noch einmal abgezogen. Die Zahl ist kein Monatsdurchschnitt und kein Branchenwert.

Nicht jede verfügbare Stunde ist bezahlte Leistung. Akquise, interne Organisation, Teamabstimmungen, Weiterbildung und nicht vergütete Tätigkeiten gehören dazu. Auch kundenbezogene Arbeit ist nicht automatisch vergütet: Bei Festpreisprojekten können Stunden anfallen, ohne dass das Honorar steigt.

Laufende Kosten und kostendeckender Stundensatz

Die Agentur hat 15.000 € Arbeitgeber-Personalkosten für die drei Angestellten (einschließlich Arbeitgebernebenkosten) und 4.000 € weitere betriebliche Fixkosten im Monat, zusammen 19.000 €. Die Fixkosten enthalten keine Personalkosten; jede Position zählt genau einmal. Alle Beträge sind netto.

19.000 € ÷ 312 Stunden = 60,897… €, aufgerundet 60,90 € je abrechenbarer Stunde. Mit diesem Satz sind die Kosten gedeckt, aber noch kein Gewinn, kein Risiko und keine Projektkosten.

Was passiert bei geringerer Auslastung?

Sinkt die abrechenbare Auslastung von 65 % auf 55 %, sind das 10 Prozentpunkte – aber 48 Stunden oder 15,4 % weniger abrechenbare Stunden. Ein Rückgang um 10 Prozentpunkte ist also kein Rückgang um 10 %.

Dieselben 19.000 € verteilen sich auf weniger Stunden. Der nötige Satz steigt deshalb um 18,2 % – stärker, als die Stunden gesunken sind, weil sich der Satz aus dem Verhältnis 312 ÷ 264 ergibt.

Was passiert bei unverändertem durchschnittlichem Erlös?

Angenommen, die Agentur erzielt in beiden Fällen einen realisierten Nettoerlös von 65 € je abrechenbarer Stunde. Das ist eine frei gewählte Annahme – kein Marktpreis, keine Branchenempfehlung und kein Angebotspreis, sondern das, was je zugrunde gelegter Stunde tatsächlich bezahlt wird.

Das Ergebnis verschlechtert sich um 3.120 €. Bei gleichen Kosten und gleichem Erlös je Stunde gerät die Agentur allein durch die geringere abrechenbare Auslastung vom Überschuss in den Verlust.

Warum hohe Auslastung allein nicht genügt

Nicht vergütete Mehrarbeit

Stunden über das vereinbarte Budget hinaus füllen den Kalender, bringen aber keinen Umsatz.

Zusätzliche Korrekturschleifen

Jede nicht eingeplante Abstimmungsrunde senkt den Erlös je tatsächlich geleisteter Stunde.

Unterschätzte Festpreisprojekte

Wird ein Festpreis auf zu wenige Stunden kalkuliert, sinkt der realisierte Satz mit jeder Mehrstunde.

Geplanter und realisierter Stundenerlös

Der Satz im Angebot ist nicht der Erlös, der am Ende je Stunde übrig bleibt. Für die Kostendeckung zählt der realisierte Erlös.

Grenzen des Modells

Die Rechnung betrachtet einen einzelnen Monat mit festen Kosten und einem durchschnittlichen Erlös. Schwankende Auftragslagen, unterschiedliche Sätze je Leistung, Projektkosten, Zahlungsziele und Steuern bildet sie nicht ab. Sie zeigt den Zusammenhang zwischen Auslastung und Kostendeckung, nicht die Planung einer konkreten Agentur.

Passende Firmenplan-Rechner

Die Rechner arbeiten eigenständig; Werte werden nicht automatisch übertragen. Sie nutzen teils andere Zeiträume und Kostenkategorien, ihre Ergebnisse können deshalb vom Beispiel abweichen.

• Abrechenbare StundenLeitet für ein Kalenderjahr aus Arbeitstagen, Urlaub, Feiertagen, Krankheit und nicht abrechenbarer Zeit die abrechenbaren Stunden einer Person ab. Dort werden Abwesenheiten abgezogen – im Agenturbeispiel sind sie in den 160 Stunden schon enthalten.
• MitarbeiterkostenErmittelt für eine reguläre Stelle ab mehr als 2.000 € Monatsbrutto die Arbeitgeberkosten 2026. Für das Team rechnest du jede Stelle einzeln und addierst die Ergebnisse selbst.
• StundenverrechnungssatzTeilt Jahreskosten (abzüglich anderweitiger Deckungsbeiträge, optional plus Gewinnziel) durch die verrechenbaren Stunden mehrerer Mitarbeitergruppen. Er rechnet mit Jahreswerten statt mit dem Monat dieses Beispiels.
• UmsatzzielGeht vom privaten Wunscheinkommen einer selbstständigen Person aus und berücksichtigt Steuern und Krankenversicherung. Er bildet kein Agenturteam ab, hilft aber, den Inhaberanteil am Umsatzbedarf einzuschätzen.
• Projekt kalkulierenBewertet ein einzelnes Kundenprojekt: Aufwand, Satz, direkte Kosten und Überschuss – etwa, um zu prüfen, ob ein Festpreisangebot den geplanten Erlös je Stunde trägt.

Hintergründe zu Personalkosten und Projektaufwand erklären die Ratgeber Mitarbeiterkosten berechnen und Projekt kalkulieren.

Häufige Fragen